上海公關(guān)公司：企業(yè)年會(huì)管理與創(chuàng)意
2013-03-18 10:38:40
企業(yè)年會(huì)是企業(yè)激揚(yáng)士氣、部署戰(zhàn)略、制定目標(biāo)的一場(chǎng)“家庭盛會(huì)”，可是如何才能不斷創(chuàng)新，獲得“眼球”，卻越來(lái)越讓每一個(gè)年會(huì)籌辦者煞費(fèi)苦心。本文重點(diǎn)闡述了企業(yè)年會(huì)的活動(dòng)管理和創(chuàng)意策略法則。
活動(dòng)管理
活動(dòng)管理是整個(gè)年會(huì)得以順利推進(jìn)的關(guān)鍵步驟，充足的人員準(zhǔn)備和精細(xì)的環(huán)節(jié)安排至關(guān)重要。
成立管理小組 成立年會(huì)管理小組主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源。通常管理小組的成員由各部門領(lǐng)導(dǎo)指派(本部門的活躍份子)，而該小組的總負(fù)責(zé)人要在短期內(nèi)組成一個(gè)團(tuán)結(jié)而強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)，號(hào)召有組織能力的人去發(fā)動(dòng)公司員工參與年會(huì)的表演活動(dòng)。此外，小組成員還要負(fù)責(zé)安排排練場(chǎng)所，采購(gòu)所需物品，邀請(qǐng)相關(guān)人員等工作，每個(gè)成員要能夠獨(dú)立完成工作，并及時(shí)向總負(fù)責(zé)人報(bào)告，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。同時(shí)，總負(fù)責(zé)人應(yīng)準(zhǔn)備一套應(yīng)急預(yù)案，以防突發(fā)事件。
節(jié)目預(yù)演 年會(huì)的表演人員大多是企業(yè)員工，因此管理小組要邀請(qǐng)專業(yè)老師對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。在預(yù)演中，要集中所有演出人員及主持人，按照時(shí)間順序現(xiàn)場(chǎng)彩排各個(gè)環(huán)節(jié)，讓所有演出人員熟悉舞臺(tái)位置，掌握時(shí)間分配。在節(jié)目預(yù)演中需要對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，包括用于演示的筆記本電腦是否設(shè)置了自動(dòng)關(guān)機(jī)或者屏幕保護(hù)程序，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)需要演示的PPT文件投影出來(lái)是否足夠清晰等，這些細(xì)節(jié)看似微小，卻很重要。
場(chǎng)地選擇與布置 每個(gè)企業(yè)都希望通過(guò)年會(huì)激勵(lì)員工士氣、營(yíng)造組織氣氛、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，因此現(xiàn)場(chǎng)氣氛不僅要營(yíng)造出家庭聚會(huì)般的溫馨，而且還要在輕松愉快的氛圍中，放松心情，熔煉團(tuán)隊(duì)。企業(yè)要根據(jù)年會(huì)的參與人數(shù)、環(huán)節(jié)設(shè)置和主題思想來(lái)選擇場(chǎng)地，比如充分體現(xiàn)現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵的商務(wù)型酒店，既能舉行小型活動(dòng)，還能舉辦大型活動(dòng);度假型酒店集休閑、娛樂(lè)于一體，而且還能提供相應(yīng)的年會(huì)設(shè)施、美食和各種特色活動(dòng)。如果資金允許，還可以選擇風(fēng)景優(yōu)美、溫度適宜的海邊度假酒店，能夠使員工和客戶在回歸自然的親密感覺(jué)中體驗(yàn)到企業(yè)對(duì)他們的關(guān)愛(ài)。有時(shí)公司希望打造一個(gè)別具匠心的年會(huì)，特色酒吧也不失為一個(gè)好的選擇。
根據(jù)年會(huì)的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)布局。通常在年會(huì)開始的前一天布置活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，場(chǎng)地搭建包括舞臺(tái)區(qū)、嘉賓區(qū)、VIP室、候場(chǎng)區(qū)、化妝區(qū)。有些公司為了體現(xiàn)出對(duì)員工的細(xì)致，還會(huì)特別準(zhǔn)備餐前交談區(qū)和吸煙區(qū)。
主題選定 年會(huì)的主題既要搶眼又要精練。擬定出色的主題，需要對(duì)企業(yè)的市場(chǎng)狀況、品牌定位以及活動(dòng)目的進(jìn)行充分了解，特別是要了解企業(yè)想要通過(guò)此次年會(huì)傳遞的主要信息。跟隨這個(gè)步驟，在活動(dòng)整體格調(diào)明確之后，也就確定了活動(dòng)的主題方向。比如，某外企希望員工在輕松愉快的氛圍中，放松心情，熔煉團(tuán)隊(duì)，將這一年年會(huì)的主題選定為Red Hot(火舞激情)。值得一提的是，擬定的活動(dòng)主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位相吻合。公司希望每年的年會(huì)都會(huì)有出人意料效果和與眾不同的創(chuàng)意，而創(chuàng)意的體現(xiàn)也表現(xiàn)于一個(gè)具有感染力的活動(dòng)主題來(lái)貫穿始終。
環(huán)節(jié)設(shè)定 在環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)方面，有的公司會(huì)邀請(qǐng)一些重要客戶，以此增強(qiáng)相互間的關(guān)系，讓客戶了解公司的實(shí)力以及員工的素質(zhì)。如果資金允許，還可以邀請(qǐng)社會(huì)名流，與員工進(jìn)行互動(dòng)。總之，領(lǐng)導(dǎo)致辭、年度頒獎(jiǎng)、才藝表演、抽獎(jiǎng)與互動(dòng)游戲等是年會(huì)的必有項(xiàng)目。在這個(gè)基礎(chǔ)上，如何把年會(huì)做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個(gè)環(huán)節(jié)。
留下深刻印象 年會(huì)是員工相互增進(jìn)了解的重要平臺(tái)，讓員工對(duì)年會(huì)留下深刻的印象考驗(yàn)著每一位年會(huì)籌辦者，是否會(huì)“轉(zhuǎn)身就忘記”成為衡量一個(gè)企業(yè)年會(huì)成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。比如說(shuō)，某企業(yè)要在2008年1月舉辦一次公司年會(huì)，而2008年是中國(guó)的奧運(yùn)年，這個(gè)企業(yè)的年會(huì)可以將奧運(yùn)會(huì)作為主題來(lái)提升影響力。那么，究竟怎么做才能避免“轉(zhuǎn)身就忘記”，同時(shí)又能很好地在北京奧運(yùn)和該企業(yè)之間建立關(guān)聯(lián)性呢?我們給這次年會(huì)設(shè)計(jì)了一場(chǎng)由多項(xiàng)奧運(yùn)比賽項(xiàng)目組成的競(jìng)技賽，選擇既能吸引員工踴躍參與，又能體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的項(xiàng)目，包括場(chǎng)地自行車、射擊、趣味乒乓球、三分投籃、足球贏積分和網(wǎng)球賽。通過(guò)奧運(yùn)體育運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目的介入，將這場(chǎng)年會(huì)深刻地與奧運(yùn)聯(lián)系在一起。而競(jìng)技活動(dòng)中展現(xiàn)的拼搏與協(xié)作精神能夠激發(fā)企業(yè)員工的斗志與凝聚力。
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