上海特色活動(dòng)策劃公司：活動(dòng)的日期選擇
2023-04-17 10:13:32
上海特色活動(dòng)策劃公司：活動(dòng)的日期選擇
在前面的內(nèi)容中我們簡(jiǎn)單地談到了日期的選擇，在你最后確定活動(dòng)日期之前，你應(yīng)該拿出日歷仔細(xì)研究一下下面七個(gè)因素，看看它們是否對(duì)你的活動(dòng)有所
影響：
主要的節(jié)曰
學(xué)校假期
大周末（大周末指星期五、星期六、星期日三天休息。）
運(yùn)動(dòng)會(huì)
其他特殊的活動(dòng)
其他考慮因素
主要節(jié)日
查看一下在你的活動(dòng)安排期間有無(wú)重要的節(jié)目，如果有的話，人們可能就會(huì)有自己的個(gè)人計(jì)劃，那么出席率就會(huì)受到影響 4
有的時(shí)候節(jié)日對(duì)你的活動(dòng)安排非常有利。比方說(shuō)，在節(jié)日旺季之前舉辦拍賣(mài)募捐活動(dòng)將是一個(gè)很明智的選擇，因?yàn)橥ǔＴ诠?jié)日來(lái)臨之前，很多人會(huì)利用這個(gè)機(jī)會(huì)給親朋好友購(gòu)買(mǎi)禮物，或者為慈善機(jī)構(gòu)捐款，某次募捐活動(dòng)在星期六下午舉行，時(shí)機(jī)選擇得很不錯(cuò)，可最后卻事與愿違，他們?cè)诠?jié)日旺季之前安排了這次拍賣(mài)募捐活動(dòng)，但銷(xiāo)售情況卻令人失望，因?yàn)檠?qǐng)函上沒(méi)能注明拍賣(mài)這件事?？腿藢?duì)那些商品的質(zhì)量非常滿(mǎn)意，但是大多數(shù)人已經(jīng)采購(gòu)了節(jié)日禮物，而且很多到場(chǎng)的人都沒(méi)有帶現(xiàn)金、信用卡或者支票。開(kāi)展這樣的活動(dòng)的動(dòng)機(jī)是很好的，邀請(qǐng)的客人也很不錯(cuò)，而且選擇的時(shí)間也是正確的，唯一的錯(cuò)誤就在于那份邀請(qǐng)函沒(méi)有將活動(dòng)安排清楚地告知客人，沒(méi)有告訴他們拍賣(mài)是活動(dòng)中一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，有不少有吸引力的物品在拍賣(mài)。
宗教慶?；顒?dòng)
活動(dòng)時(shí)間是否與某個(gè)宗教活動(dòng)相沖突了呢？比如星期五晚上的正統(tǒng)派猶太教教徒的宗教活動(dòng)，或者星期天基督教徒的禮拜活動(dòng)，在這樣的日子舉辦節(jié)日籌款活動(dòng)，那么客人的出席情況就會(huì)因?yàn)樽诮袒顒?dòng)而受影響。
將要求出席者穿宴會(huì)小禮服并帶黑領(lǐng)結(jié)的慶祝活動(dòng)（公司活動(dòng)或者籌款活動(dòng)〕安排在星期六晚上比較合適，如果活動(dòng)邀請(qǐng)客人及其配偶共同出席的話，這個(gè)時(shí)間就更佳了。星期六通常被看作是周末的中間時(shí)段，夫妻兩人可以身著休閑服準(zhǔn)備出席活動(dòng)，他們可以共同乘坐一輛車(chē)到達(dá)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，而要是在平日的上班時(shí)間參加活動(dòng)的活動(dòng)，兩人得分乘兩輛車(chē)各自從單位出發(fā)到達(dá)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)?？腿藗円膊槐貫榈诙煲缙鸲鴵?dān)心，所以可以玩的盡興一些。
如果你在外地安排了一次活動(dòng)，而且你的一些客人希望去參加當(dāng)?shù)氐慕烫枚Y拜或者去參加猶太教的宗教儀式，飯店大堂的服務(wù)臺(tái)可以幫客人安排地點(diǎn)和時(shí)間。如果大部分客人都有這種愿望，你就注意調(diào)整一下會(huì)議時(shí) 間，盡量不讓這些客人錯(cuò)過(guò)重要的會(huì)議。
學(xué)校假期
活動(dòng)時(shí)間是否與學(xué)校的主要假期沖突了呢？客人們可能會(huì)去了外地，那么 出席率自然就比較低。不同的國(guó)家、不同的地區(qū)學(xué)校假期都有所不同。如果你 的活動(dòng)在學(xué)校的假期舉行（出發(fā)地學(xué)校放假的時(shí)間及安排可能與目的地的不一樣，你可能得費(fèi)心考慮一下地點(diǎn)的選擇。如果是本地的學(xué)校放假，活動(dòng)的出席率可能會(huì)比較低。但如果目的地的學(xué)校正在放假，可能預(yù)訂住宿和活動(dòng)就會(huì) 比較難。比方說(shuō)，不要在復(fù)活節(jié)前后和5月5日去拉丁美洲的任何地方。在非高峰時(shí)間出游是個(gè)明智的選擇。比方說(shuō)，在游人較少的時(shí)候去奧蘭多應(yīng)該是很令人愉快的。我們都聽(tīng)說(shuō)過(guò)代頓娜和其他幾個(gè)知名海灘旅游勝地的 擁堵情形，因?yàn)槊康酱杭俚臅r(shí)候，這些地方就成為大學(xué)生的首選度假地，當(dāng)?shù)氐男℃?zhèn)也因此發(fā)生了許多變化。你可能更應(yīng)該根據(jù)你的需要和要求選擇一個(gè)更好的時(shí)間出行。
大周末
如果正值大周末，你是不是考慮將會(huì)議安排到星期一、星期二或者星期四的晚上呢？但是客人們?nèi)绻朐诖笾苣├锒嘈菹滋?，那么活?dòng)的出席率也會(huì) 受到影響。
人們都盼望著在大周末里能好好休息一下，所以他們一般會(huì)提前制定好大周末的度假計(jì)劃0要外出前往郊區(qū)別墅的人可能在大周末前的星期四晚上就會(huì)早早地駕車(chē)出發(fā)了，有的人也會(huì)利用星期四晚上為大周末的到來(lái)作最后的準(zhǔn)備，比如購(gòu)物、準(zhǔn)備食品、打掃衛(wèi)生等。同樣，在大阛未結(jié)束的那個(gè)晚上人們也多半會(huì)留在家里收拾收抬。
運(yùn)動(dòng)會(huì)
活動(dòng)時(shí)間是否與某個(gè)重要的運(yùn)動(dòng)會(huì)時(shí)間沖突了呢？
以前有一個(gè)公司選擇在一場(chǎng)世界體育賽事開(kāi)始的時(shí)候在途勝舉辦了 一次境外特別活動(dòng)。這家公司經(jīng)過(guò)精心的準(zhǔn)備后，租用了一架私人飛機(jī)，專(zhuān)門(mén)用于送客人回家，以便客人在他們本地的代表隊(duì)打入 決賽的時(shí)候能夠在家中觀看比賽。所以，在你決定活動(dòng)的時(shí)間時(shí)，千萬(wàn)不能低估體育賽事的重要性，尤其是決賽。作決定之前，你應(yīng)該好好查看相關(guān)事宜并做一下記錄。
某公司舉辦的一次坐式慶祝晚宴則是個(gè)反面的例子。這家公司為答謝他們的客戶(hù)精心準(zhǔn)備了菜單，備下了眾多美味佳肴。公司在細(xì)節(jié)方面可謂 用心良苦，但卻忽視了一個(gè)問(wèn)題。顯然，活動(dòng)策劃人員中沒(méi)有一個(gè)是體育愛(ài)好者，他們也沒(méi)對(duì)這方面進(jìn)行調(diào)查，晚宴的時(shí)間恰逢一場(chǎng)棒球決賽。沽動(dòng)策劃者們?cè)诮拥斤埖攴矫娴?ldquo;請(qǐng)回復(fù)”的通知后，向飯店確認(rèn)了參加雞尾酒會(huì) 和晚宴的最后人數(shù)，結(jié)果邀請(qǐng)的150名客人中只有45名客人到場(chǎng)，而公司 卻預(yù)訂了 150人的晚宴。就算是客人在活動(dòng)當(dāng)天打電話取消參加活動(dòng)的安排，公司也來(lái)不及調(diào)整人數(shù)。到場(chǎng)的客人在本給人準(zhǔn)備的大廳里顯得就有要茫然若失。那些受邀的客人這個(gè)時(shí)候有的在現(xiàn)場(chǎng)觀看球賽，有的在家 看電視轉(zhuǎn)播，有的考慮到位于市區(qū)的飯店靠近球場(chǎng)而擔(dān)心堵車(chē)干脆就不出席活動(dòng)了。所有的這一切就因?yàn)榍蛸惡屯硌绲臅r(shí)間重合了
如果活動(dòng)的策劃者在確定時(shí)間之前意識(shí)到時(shí)間沖突這個(gè)問(wèn)題的話，就算他們無(wú)法調(diào)整時(shí)間，也應(yīng)該有其他的補(bǔ)救措施，他們可以將活動(dòng)地點(diǎn)改到另一個(gè)更有吸引力的地方，而不是位于市中心的飯店，這樣更能夠體現(xiàn)主辦者的目標(biāo)，即把活動(dòng)辦成一次獎(jiǎng)勵(lì)性的聚會(huì)主辦方可以選擇一些美麗而高檔的餐廳以及私人財(cái)部。以上任何一個(gè)地點(diǎn)都可以時(shí)作為私人聚餐或講濱的場(chǎng)所。這樣就可以吸引更多的客人參加，尤其是那些擔(dān)心城區(qū)堵車(chē)或沒(méi)有充足的停車(chē)位而不愿出行的人。
如果主辦方及時(shí)地意識(shí)到了時(shí)間沖突的問(wèn)題，另外一個(gè)解決辦法是用一個(gè)大屏幕電視辦起一個(gè)私人的體育酒吧主題活動(dòng)。如果可能的話，一個(gè)更好的辦法是租用運(yùn)動(dòng)場(chǎng)的包廂，將活動(dòng)放到那里舉行。如果地點(diǎn)高檔、有趣、別具一格，那么客人們肯定愿意克服交通堵塞而前去參加活動(dòng)。
其他的特殊活動(dòng)
還有其他什么事情與你的活動(dòng)時(shí)間相沖突嗎？花點(diǎn)時(shí)間對(duì)城市里的情況作個(gè)全面調(diào)査?；顒?dòng)那天會(huì)有戲劇節(jié)的開(kāi)幕式或者電影的首映式嗎？有沒(méi)有其他什么表演在這個(gè)城市里舉行呢？有沒(méi)有爵士音樂(lè)節(jié)、焰火表演或奧斯卡頒獎(jiǎng)晚 會(huì)等特殊活動(dòng)也在這個(gè)時(shí)候舉行呢？同時(shí)也應(yīng)當(dāng)注意和你的活動(dòng)類(lèi)似的其他募 捐活動(dòng)、慶祝活動(dòng)和特殊活動(dòng)的舉辦情況。
再提醒一下,這些因素與運(yùn)動(dòng)會(huì)一樣，會(huì)影響你的活動(dòng)出席率。它們可以影響公司活動(dòng)、籌款活動(dòng)和其他一些活動(dòng)。如前所說(shuō)，你可以雇用一個(gè)公司專(zhuān)門(mén)追蹤這些活動(dòng)情況。他們會(huì)先登記你的活動(dòng)情況，然后告知你什么活動(dòng)可能會(huì)與你的活動(dòng)安排沖突，跟當(dāng)?shù)氐穆糜闻c會(huì)議管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系一下，看看在你的活動(dòng)范圍內(nèi)是否有這樣的公司?？纯茨銛M的邀請(qǐng)的客人的名單，他們會(huì)不會(huì)收到其他同時(shí)舉行的活動(dòng)的邀請(qǐng)？
其他考慮因素
在你選定的時(shí)間里還有什么影響你活動(dòng)的事情發(fā)生？什么是需求量很大的東西？如果你的活動(dòng)恰好在婚禮和校園舞會(huì)的高峰期舉行，你是否需要提前預(yù)訂禮賓車(chē)呢？
在高峰期的時(shí)候，有限的供應(yīng)總是會(huì)導(dǎo)致額外費(fèi)用的產(chǎn)生。在洛杉磯的那個(gè)例子里，不僅禮賓車(chē)成了最搶手的東西，在奧斯卡頒獎(jiǎng)晚會(huì)的時(shí)候，周末的飯店客房的需求量也比3、4月份的需求量高出許多。同樣，在頂級(jí)餐廳預(yù)訂餐位也變得非常困難。
善達(dá)公關(guān)，14年活動(dòng)策劃執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，是上海特色活動(dòng)策劃公司，歡迎咨詢(xún) 021-60513666
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