上海最好的活動策劃公司 活動場地的選擇之三
必須淸楚地了解在你的活動前該地點安排了什么別的活動。開始布置和裝飾會場的時間在合同上必須明確規(guī)定,而且要落實到書面上。比如,有一個絕妙的活動場所,它經常被用于舉辦特別活動,也常有婚禮在那里舉行。你應該知道,你的活動舉辦之前該場所有沒有別的什么安排,以確保有足夠的過渡時間。例如,你很可能發(fā)現(xiàn)就在你的活動開始布置工作之前還有一場婚禮排演活動。眾所周知,婚禮排演常常是不按時開始,也不按時結束的,這必然會造成時間上的拖延。你要提前注意到這種情況,并讓婚禮主辦方按時開始,這樣就 避免了產生誤解。他們必須提前知道遵守時間安排的重要性,知道你開始人場的確切時間,以免因時間關系而虎頭蛇尾。
記得
10月份的一天,加勒比海的一個島上下著滂沱大雨(連奶牛都擠成一堆躲在公共汽車站臺里)我沿著海岸來回奔忙,為一次將于來年1月份舉辦的告別慶典活動尋找合適的地點。有時候雨水和泥漿都漫過膝蓋。
請注意:在餐館開門之前去拜訪一定要小心,我曾經在一個餐館門口遇到兩條很厲害的看門狗。當?shù)貦C構向我推薦了很多地方,但沒有一個讓我感到滿意。我很清楚我想在活動那天晚上達到什么目的。我對這個小島有一種特殊的感情,它就像我的第二個家。在這里的度假和工作經歷都給我留下了美好的記憶。我想讓客人參加完活動離開時已充分享受到了小島的美麗。
我所選的餐館正好適合舉辦這次活動。那是一個神奇的夜晚,我們?yōu)榭腿藴蕚淞水斖韺9┧麄兪褂玫囊慌排虐咨廊A轎車,負責把他們從飯店接送到活動地點。然后客人們盡情地享用雞尾酒,觀賞著太陽漸漸消失在大海里,同時將金色、紅色和橙色的光線灑在波光粼粼的海面上的美麗景觀。所有的餐桌上都鋪著潔白的臺布,蠟燭閃著柔和的光,島上的一位出色的表演藝術家專門為客人們表演節(jié)目,客人們在星星閃爍的夜空下翩翩起舞。這真是一幅美麗怡人的畫面,是一場絶妙無比的告別活動。
為找到合適的
活動場地并盡力使活動完美無缺,花費時間和精力是值得的。如果你策劃的是在戶外舉行的活動,你應該了解日落的時間,以便合理安排雞尾酒會的時間。觀看夕陽西下的壯觀景象不需要額外的支出。還要了解一下當?shù)氐奶鞖鉅顩r,是不是正值雨季,而你卻計劃在戶外舉辦活動?
舉辦露天活動時,必須為可能出現(xiàn)的天氣變化作相應的準備,尤其是在偏涼的氣候條件下。舉辦露天晚會還有一個必須注意的事情就是取暖設施。有幾次戶外
慶典活動安排在懸崖邊上,遠望南加利弗尼亞浩瀚的大海,獨立式的取暖器使客人們感覺很舒適。背景也很迷人,想象一下,客人聽著古典吉他樂曲銀色的月光在柔和的浪花上跳舞。這種奇妙的景致是無法在室內
會議廳里復制出來的。但是,這樣的景致盡管很美妙,卻不適合舉辦包含拍賣會的
籌款活動,也不適合要求有良好視聽效果的舞臺演出或演講活動。重要的是會場要適合你的活動和你的客人們。
如果你策劃的是在國外舉辦的活動,要注意下列重要事項:
機場過夜膳宿是否要納人你的預算中?
是否有直飛目的地的航班?
如果你的客人需更換航班,他們是否要在途經城市的機場長時間等候
為到達目的地總共使用的時間與在目的地逗留的時間是否相宜?例如
| 打算在夏威夷或“東方會展中心”舉行會議的北美各公司就應考慮七天的逗留 時間,而非三天,除非所有的客人都來自于西海岸。因為旅行本身就需要整整兩天時間,另外還要加上倒時差的時間。
從機場到飯店需要多長時間?
飯店和目的地能滿足你所有的需要嗎?
你還需要做些什么調整,以便適應時間變化和倒時差的需要?例如,客人剛到達時可能想在自己的房間里享用點小吃,還想有時間安頓下來適應時間上的變化。歡迎活動最好是在第二天晚上舉行,而不是客人剛到就舉行。
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