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新品發(fā)布會如何進行計劃策劃？流程和要點是什么！

2023-02-14 10:15:50

    “發(fā)布會”這個詞大家都很熟悉，在日常生活和新聞報道中經(jīng)常會看到，比如新產(chǎn)品發(fā)布會、合作發(fā)布會、戰(zhàn)略升級發(fā)布會、行業(yè)發(fā)布會、新聞發(fā)布會等，其中新產(chǎn)品發(fā)布會和新聞發(fā)布會更為常見。新產(chǎn)品發(fā)布會側(cè)重于產(chǎn)品推廣，側(cè)重于宣傳和造勢，而新聞發(fā)布會側(cè)重于信息交流，側(cè)重于傳播和公關(guān)。一般來說，當(dāng)公司或組織發(fā)酵社會事件時，如與其他組織發(fā)生法律糾紛，或因產(chǎn)品質(zhì)量問題引起許多用戶投訴和譴責(zé)，或被主流媒體質(zhì)疑，或被競爭對手惡意攻擊和誹謗時，有必要向公眾和媒體公布信息，并召開新聞發(fā)布會，從而實現(xiàn)時間、人員和媒體的集中，通過網(wǎng)絡(luò)媒體、電視、報紙和廣播迅速傳達(dá)給公眾，從而澄清負(fù)面謠言，提升企業(yè)形象。因此，新聞當(dāng)事人或發(fā)言人通常會出來公開、權(quán)威、官方地解釋和表達(dá)對某一事件的態(tài)度，并及時向公眾解釋公司的立場和態(tài)度。發(fā)布會作為企業(yè)公共關(guān)系的重要手段之一，對大眾的溝通起到了很好的作用。一方面可以第一時間扭轉(zhuǎn)公眾對某種情況的不良印象，挽回不良影響，贏得輿論的支持，另一方面可以積極傳達(dá)正確的立場，塑造積極積極的企業(yè)形象。那公司的新品發(fā)布會如何進行計劃策劃呢？流程和要點是什么？
    第一，確定發(fā)布會的主題發(fā)布會是企業(yè)的重要節(jié)點，打好這場戰(zhàn)斗對于維護企業(yè)的公關(guān)形象尤為重要。所以主題要謹(jǐn)慎，要結(jié)合新聞事件明確主題方向，讓媒體一目了然并且產(chǎn)生興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請函、媒體邀請?zhí)?、媒體包裝材料、現(xiàn)場布置材料、紀(jì)念品等文件。值得一提的是，由于我國對發(fā)布會有嚴(yán)格的申報和審批程序，筆者建議公司繞過這個繁瑣的詞，而是將新聞發(fā)布會的名稱改為“xx信息發(fā)布會”或者“xx媒體溝通會”，這樣下來會更省事。
    第二，一般來說，新產(chǎn)品發(fā)布會要提前一個月準(zhǔn)備，從策劃到執(zhí)行，但發(fā)布會通常只需要幾天甚至幾個小時，所以要根據(jù)具體情況做出具體的決策。新聞事件越緊急，就越需要緊急召開新聞發(fā)布會，可能早晨有相關(guān)信息曝光，下午召開新聞發(fā)布會進行相關(guān)反映。但是如果情況沒有那么緊急的話，可以提前預(yù)留半個月的時間來精心策劃。隨后要避開重要節(jié)日、重要事件節(jié)點，以防出現(xiàn)熱點矛盾，隨后媒體暫時抽不出人來參加發(fā)布會。同時，(文章由善達(dá)策劃公司整理編輯)，應(yīng)該根據(jù)媒體的發(fā)布習(xí)慣來確定早上或下午的時間。例如，如果一些平面媒體在第二天早上發(fā)布新聞，那么就可以在下午安排發(fā)布會。但是，如果你想在下午發(fā)布新聞報道，那么就得在早上安排發(fā)布會。最后，發(fā)布會的時間應(yīng)控制在1小時左右，最好不要超過2小時，不要在現(xiàn)場談?wù)撎鄾]有價值和形式主義的事情。要保證現(xiàn)場核心和重要信息的傳遞，不要拖延，這樣才能保證發(fā)布會的報道效果。一般來說，發(fā)布會有三種選擇。首先是相關(guān)事件的現(xiàn)場，可以方便媒體的聚集和直接現(xiàn)場采集。二是企業(yè)會議廳等場所，三是酒店，為了企業(yè)形象，一般會選擇更高級別的五星級酒店。因此，如果發(fā)布會要租用第三方場所，就要做好協(xié)商，選擇合適的場所，主要考慮水平、場所規(guī)模、便利性和價格，并簽訂合同，比如會議廳容納的人數(shù)是否足夠，主席臺和投影設(shè)備是否配置等，停車場是否足夠，酒店外圍是否可以布置相應(yīng)的橫幅拱門。
    第三，發(fā)布會的過程主要包括迎賓簽到、向媒體發(fā)送信息、發(fā)言人發(fā)布新聞、點擊記者提問、回答媒體問題、發(fā)布會結(jié)束等。然而，一些企業(yè)會出于禮貌邀請嘉賓在會后參加聚會。此外，一些企業(yè)會更加關(guān)注這一事件，并提供后續(xù)的媒體研討會或發(fā)布會。根據(jù)實際情況制定流程，通知每位嘉賓。
    第四，確定參與者，發(fā)布媒體邀請發(fā)布會的參與者包括公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、媒體記者、同行、客戶等，并制定一個大名單，并向名單上的嘉賓發(fā)出相應(yīng)的邀請函，包括發(fā)布會的主題、地址、議程安排、現(xiàn)場平面圖等。然后根據(jù)大名單聯(lián)系，回收確認(rèn)信息，確保重要人員能夠按時出席。如果對方可能無法到達(dá)，就要考慮應(yīng)急候選人。關(guān)于媒體邀請，必須非常謹(jǐn)慎。歸根結(jié)底，媒體參與的質(zhì)量和數(shù)量決定了發(fā)布會的傳播價值。媒體屬性的對應(yīng)性、報道質(zhì)量、權(quán)威性、媒體關(guān)系的質(zhì)量都是需要考慮的點。一般來說，我們應(yīng)該盡最大努力邀請媒體關(guān)系好、知名度更高的媒體。與此同時，在媒體邀請方面要多運用一些技巧，比如不要透露太多信息，要適當(dāng)制造懸念，讓媒體記者覺得“有新聞點”，否則，如果公司不知名，沒有新聞爆點，記者就不愿意白跑了。此外，與媒體溝通時，必須強調(diào)的是新聞記者，而不是媒體廣告業(yè)務(wù)人員。當(dāng)他們到達(dá)現(xiàn)場時，可以借助發(fā)布會的機會進行業(yè)務(wù)談判。雖然他們也可以幫助發(fā)布會，但已經(jīng)偏離了發(fā)布會的方向。另外，要搞清楚什么是新聞采訪權(quán)，比如主流媒體新華網(wǎng)、東方網(wǎng)等，有采訪權(quán)，可以編寫發(fā)布的原創(chuàng)新聞。但是新浪、搜狐等門戶網(wǎng)絡(luò)沒有采訪權(quán)，只能轉(zhuǎn)載。所以沒有采訪權(quán)的媒體要么提供自己的新聞稿，要么轉(zhuǎn)載有采訪權(quán)的媒體文章。
    第五，為了方便媒體了解相關(guān)信息并發(fā)布稿件，主辦方通常會準(zhǔn)備相應(yīng)的媒體包裝材料，按順序放置在手提袋或文件袋中，在發(fā)布會簽到后分發(fā)給各媒體，包括會議議程、新聞稿、發(fā)言人發(fā)言、發(fā)言人信息、企業(yè)宣傳冊、公司相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系名片、紀(jì)念品、筆記本、筆等。此外，對于一些敏感事件，一些企業(yè)會提前為媒體準(zhǔn)備相應(yīng)的采訪問題，以防現(xiàn)場尷尬，被媒體問到。
    第六，人員安排和現(xiàn)場安排按計劃安排人員安排會場，包括背景墻、會場指示標(biāo)志、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺、鮮花、現(xiàn)場音樂、投影設(shè)備、紀(jì)念品等。同時，除了選擇禮儀人員和接待人員，最重要的是選擇合適的發(fā)言人，也就是發(fā)布會主持人。發(fā)言人必須在企業(yè)內(nèi)處于高層，有很高的權(quán)限來代表公司的立場。同時，他們應(yīng)該有良好的形象、優(yōu)秀的表達(dá)能力、靈活的反應(yīng)能力和現(xiàn)場控制能力。在一定程度上，發(fā)言人是企業(yè)的良好外部形象。
    第七，在發(fā)布會開始前，檢查所有準(zhǔn)備工作必須仔細(xì)監(jiān)控發(fā)布會的方方面面，包括流程設(shè)置、重要人員是否已經(jīng)開始、音頻設(shè)備是否正常使用、現(xiàn)場是否會發(fā)生事故等。簡而言之，不僅要檢查所有工作是否準(zhǔn)確，還要對可能發(fā)生的緊急情況進行預(yù)警，并制定解圍計劃。
    第八，發(fā)布會按計劃開始?？腿撕灥浇哟螅l(fā)言人會有條不紊、有邏輯地闡述整體信息，然后邀請記者提問，經(jīng)過充分溝通，確保記者對整個事件的來龍去脈和關(guān)鍵點有足夠清晰的認(rèn)識，并為記者和朋友聽取新聞資料。如果記者提到一些不相關(guān)的問題，可以禮貌委婉地提醒他們，如果他們問到涉及公司秘密的問題，也可以拒絕回答。如果記者問了太復(fù)雜的問題，可以先簡單說明重點，邀請會后詳細(xì)討論。在最后的新聞發(fā)布會結(jié)束時，向所有嘉賓致敬。
    第九，新聞發(fā)布會結(jié)束后，應(yīng)總結(jié)和復(fù)盤新聞發(fā)布會的效果，哪些媒體發(fā)布稿件，哪些媒體刪除稿件，不同的媒體發(fā)布哪些部分(頭版、首頁、欄目頁等)。同時，應(yīng)該整理發(fā)布會的視頻、音頻和文檔，并歸檔和存儲。隨后，總結(jié)本次新聞發(fā)布會的效果，找出不足和優(yōu)勢，找到優(yōu)化階段，積累經(jīng)驗，為下一次發(fā)布會的成功打下良好的基礎(chǔ)。最后，必須說，如果想創(chuàng)建一個成功的新聞發(fā)布會，必須熟悉媒體傳播渠道、運營機制、話題設(shè)置、輿論方向等。，并且應(yīng)該掌握自己的立場和利益網(wǎng)站，這樣才能知道如何傳達(dá)我們的想法和核心信息，從而實現(xiàn)更好的傳播價值。此外，如何在新聞發(fā)布會上創(chuàng)建新聞點有兩個經(jīng)驗。首先是利用這種情況，包括邀請明星在線名人平臺參加新聞發(fā)布會，或者利用熱門新聞向公眾話題發(fā)布相關(guān)信息。二是通過結(jié)合自身背景、行業(yè)環(huán)境、可挖掘材料等方式，為媒體記者和朋友提供切入性和深入性的視角，引導(dǎo)他們發(fā)表更多有價值的文章，最終形成行業(yè)和輿論的勢頭。

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