會議策劃公司繪制甘特圖的步驟
2013-01-23 16:41:07
1.明確項目牽涉到的各項活動、項目。內(nèi)容包括項目名稱(包括順序)、開始時間、工期，任務(wù)類型(依賴/決定性)和依賴于哪一項任務(wù)。
2.創(chuàng)建甘特圖草圖。將所有的項目按照開始時間、工期標(biāo)注到甘特圖上。
3.確定項目活動依賴關(guān)系及時間進(jìn)度。使用草圖，并且按照項目的類型將項目聯(lián)系起來，并且安排。
此步驟將保證在未來計劃有所調(diào)整的情況下，各項活動仍然能夠按照正確的時序進(jìn)行。也就是確保所有依賴性活動能并且只能在決定性活動完成之后按計劃展開。同時避免關(guān)鍵性路徑過長。關(guān)鍵性路徑是由貫穿項目始終的關(guān)鍵性任務(wù)所決定的，它既表示了項目的最長耗時，也表示了完成項目的最短可能時間。需要注意的是，關(guān)鍵性路徑會由于單項活動進(jìn)度的提前或延期而發(fā)生變化，而且要注意不要濫用項目資源，同時，對于進(jìn)度表上的不可預(yù)知事件要安排適當(dāng)?shù)母辉r間。但是，富裕時間不適用于關(guān)鍵性任務(wù)，因為作為關(guān)鍵性路徑的一部分，它們的時序進(jìn)度對整個項目至關(guān)重要。
4.計算單項活動任務(wù)的工時量。
5.確定活動任務(wù)的執(zhí)行人員及適時按需調(diào)整工時。
6.計算整個項目時間。
網(wǎng)絡(luò)分析：關(guān)鍵路徑
關(guān)鍵路徑法是網(wǎng)絡(luò)計劃的另一種基本形式，還可以調(diào)整項目的費(fèi)用和工期，以研究整個項目費(fèi)用與工期的相互關(guān)系，爭取以最低的費(fèi)用、最佳的工期完成項目。關(guān)鍵路徑法可以經(jīng)驗數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)較準(zhǔn)確地確定各項工作的持續(xù)時間
任何項目的一個非常重要的方面是各項任務(wù)之間的相互關(guān)系。這一點很難在甘特表中表現(xiàn)出來。在大型的特別活動中，甘特表可以變得非常復(fù)雜，而當(dāng)時間安排上有沖突的時候，可以用不同的線條和顏色等來大致標(biāo)明。活動管理的一個重要部分是給各項任務(wù)制定一個優(yōu)先秩序。
最有效的時間安排可以用圖表來表示，這就是關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑就像是一個箭頭，如果在關(guān)鍵路徑中的任何一個部分執(zhí)行不好，都會影響到這個箭頭指向的下一個任務(wù)。
無論是時間表還是網(wǎng)絡(luò)圖，
6，責(zé)任――從文件到分發(fā)手冊。
這個分發(fā)的手冊包括：
· 工作分解結(jié)構(gòu)
· 任務(wù)責(zé)任表
· 要點備忘
· 時間安排
· 資源分析――列出所有需要的資源和合同
· 財務(wù)計劃和預(yù)算
· 利益相關(guān)者的管理計劃―― 包括贊助計劃、活動推廣計劃、工作匯報計劃等等
· 風(fēng)險管理計劃
7，給付階段和投資回報。
在活動行業(yè)中，不管活動的主辦方是政府還是企業(yè)，越來越被關(guān)注的是投資回報。它是活動回報給主要的利益相關(guān)者的效果的財務(wù)量化的指標(biāo)。
給付階段是指支付所有活動費(fèi)用的時間長度。
許多活動的收益是非物質(zhì)性的，比如說我們常用的兩個詞——社會效益和品牌打造，一般很難用財務(wù)的指標(biāo)來衡量。不過，我們可以用一些經(jīng)濟(jì)工具來協(xié)助。最常見的一個衡量活動舉辦地非物質(zhì)性收益的工具是估算消費(fèi)者的剩余價值。采用這一方法，一項活動的成本和收益的關(guān)系就可以被估算出來。比如炎帝始祖的陵寢所在地炎陵縣每年會在清明和重陽舉辦祭拜炎帝始祖大典，因為祭祀活動的舉辦，吸引了大量海內(nèi)外游客認(rèn)祖歸宗，來炎陵祭拜始祖，他們于祭拜期間在炎陵縣的吃、住、行、購,都會直接拉動地方經(jīng)濟(jì)，這種拉動應(yīng)該也算作活動的收益。
8，工作進(jìn)度報告和已完成價值。
活動的客戶和主要贊助商不會等到活動結(jié)束時才去了解活動的成功與否。通常，他們需要得到活動管理的執(zhí)行情況報告。這種報告的形式叫做工作進(jìn)度報告。
運(yùn)用項目管理的方法，就不難獲得這些報告。甘特表應(yīng)該能明確地告訴客戶有關(guān)任務(wù)的執(zhí)行情況。而已完成價值則是對已完成的工作量的定價。比如，在特定的時間內(nèi)，一項價值十萬元的活動的推廣計劃已經(jīng)完成了一半，就可以說它的已完成價值是五萬元。
