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會(huì)議活動(dòng)是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議活動(dòng)特別是國(guó)際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

會(huì)議活動(dòng)是指會(huì)議活動(dòng)策劃與實(shí)施，它是企業(yè)會(huì)務(wù)組、廣告公司、會(huì)議公司、策劃公司在工作中常用的技術(shù)手段。一個(gè)成功的會(huì)議活動(dòng)，絕不是讓會(huì)議活動(dòng)舉行完成了，而是應(yīng)該達(dá)到會(huì)議活動(dòng)的目的。例如促銷會(huì)議，就要達(dá)到促銷的目的。發(fā)布會(huì)活動(dòng)，就要成功的讓這一款產(chǎn)品在參會(huì)者心中印象深刻。比如在善達(dá)公關(guān)策劃品牌幫助某國(guó)際企業(yè)策劃一場(chǎng)show場(chǎng)的時(shí)候，運(yùn)用一些合適的節(jié)目、對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)來(lái)突出新產(chǎn)品，就讓參會(huì)的嘉賓印象深刻。

 

 

會(huì)議活動(dòng)形式包括室內(nèi)會(huì)議和室外會(huì)議，也包括正式會(huì)議和非正式會(huì)議

 

客戶答謝會(huì)

新品發(fā)布會(huì)

產(chǎn)品上市推介會(huì)

促銷會(huì)

研討會(huì)

品鑒會(huì)

晚宴酒會(huì)

頒獎(jiǎng)晚會(huì)

企業(yè)年會(huì)

 

 

善達(dá)公關(guān)策劃品牌

 

 

注意事項(xiàng)

1.考慮周全要成功地舉辦一次會(huì)議活動(dòng)，尤其是大型會(huì)議活動(dòng)，須要考慮很多方面的問(wèn)題，比如開會(huì)的時(shí)間是否能保證大家都能參加，會(huì)不會(huì)遇到外賓來(lái)訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò)；會(huì)議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當(dāng)；會(huì)議活動(dòng)需要什么輔助器材，由誰(shuí)負(fù)責(zé)；會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間預(yù)計(jì)有多久等等。只有事先做好準(zhǔn)備工作，，才能保證會(huì)議地順利進(jìn)行與圓滿結(jié)束。

選擇合適的會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所

2.用文字記錄會(huì)議活動(dòng)的相關(guān)事項(xiàng)

在準(zhǔn)備會(huì)議活動(dòng)的過(guò)程中，有關(guān)會(huì)議活動(dòng)的各個(gè)事項(xiàng)，如時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來(lái)，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會(huì)議活動(dòng)的決定、通知等要打印出來(lái)發(fā)給相關(guān)人員，不能只進(jìn)行口頭通知，俗話說(shuō)“口說(shuō)無(wú)憑”，有時(shí)候秘書已經(jīng)通知了各個(gè)部門主管，可是有的人忙起來(lái)就忘記了，所以必須把工作做細(xì)致。

3.會(huì)議場(chǎng)所的選擇有很多種，最常用的是公司的會(huì)議室；有時(shí)公司會(huì)在周末安排員工到一個(gè)山清水秀的度假勝地，一邊開會(huì)，一邊度假；至于大型的、重要的會(huì)議則可以專門租用飯店的會(huì)場(chǎng)。不管采用哪種方式，對(duì)會(huì)場(chǎng)的基本要求是一致的，即：會(huì)場(chǎng)應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時(shí)看得清楚，安靜不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。

器材準(zhǔn)備

現(xiàn)代化的會(huì)議活動(dòng)離不開各種輔助器材，在召開會(huì)議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。

1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。

會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。

2.會(huì)標(biāo)、背景板、展板

會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。

為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

為渲染會(huì)議或活動(dòng)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)外放置展板是有效方法。

3.黑板、白板、筆

在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，雖然現(xiàn)在視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

5.資料、樣品

如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。

6.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議活動(dòng)的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。