永遠不要電話邀請
帶有公司標志的要求信函表明新品發(fā)布會是很正規(guī)的。信件中最好不注明會議聯(lián)系人的全名和個人電話。這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新品發(fā)布會的細節(jié)。否則，如他們提前透露了一些消息，就會傷害其他記者。
如果媒體離公司不遠就親手送去
注意不要送得太早，以致于邀請信埋沒于文件堆里，但也應(yīng)給對方留出反映的時間?？梢约词闺娫捲儐栃偶欠袢缙谒瓦_，對方是否與會等。新品發(fā)布會對記者邀約、記者邀約的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在記者邀約的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請與自己聯(lián)系比較緊密地商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時如事件現(xiàn)場氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。記者邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可作適當?shù)奶嵝选?/span>
適當?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔Πl(fā)布會新聞的興趣
一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說是“新聞資源已被破壞”看到別的報紙已經(jīng)報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無論一個企業(yè)與某些報社的記者多么熟悉，在新品發(fā)布會之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。
在記者邀約的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者而不能邀請媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員
有時，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時機進行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時也必須進行回絕。還應(yīng)指出，在填寫新品發(fā)布會邀請函時應(yīng)考慮一下誰會對本次新品發(fā)布會內(nèi)容感興趣，例如，新聞只對商業(yè)報刊記者有價值，那就只邀請這些人。當然，那些長期報道公司發(fā)展的記者要一并邀請。如拿不準，就先向報刊編輯或電視臺發(fā)信咨詢。
