會議活動策劃活動項(xiàng)目管理
2013-01-23 15:37:18
因?yàn)樯虡I(yè)、產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)變化，現(xiàn)代管理越來越向項(xiàng)目管理的類型轉(zhuǎn)變。世界經(jīng)濟(jì)就是通過一個個不同的項(xiàng)目來逐步實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)的。三峽大壩的修建是一個項(xiàng)目，京廣鐵路客運(yùn)專線是一個項(xiàng)目，北京奧運(yùn)會是一個項(xiàng)目，甚至國慶60周年都是一個項(xiàng)目?！敦敻浑s志》和《華爾街日報》甚至稱這種趨勢為“未來的浪潮”。
而被用來為各個旅游目的地重新定位市場。經(jīng)濟(jì)危機(jī)到來的時候，活動被用來提升國民的信心，促進(jìn)消費(fèi)和流通。同樣，政府部門也不能不受影響，比如國家稅務(wù)局就需要設(shè)立活動，來為國家稅務(wù)政策的改變作必要的宣傳造勢。環(huán)保部門也需要系列活動來對全民進(jìn)行環(huán)保意識的教育。
的管理將會不斷受到“項(xiàng)目管理”方法的滲透和影響。
我們先來討論一下什么叫項(xiàng)目，項(xiàng)目的定義就是一系列具有特定目標(biāo),有明確開始和終止日期, 投入一定額度的資金并消耗一定資源的活動和任務(wù)，是一個復(fù)雜的“非日常性的”，一次性的工作努力。使之受到限制的因素有時間、預(yù)算、資源，以及為達(dá)到客戶需要所特別設(shè)計(jì)的效果。
根據(jù)這一定義，。而活動項(xiàng)目管理則是對活動的策劃、領(lǐng)導(dǎo)和控制。
因此，對活動進(jìn)行項(xiàng)目管理是活動籌備中的重要環(huán)節(jié)?；顒拥捻?xiàng)目管理是集中在創(chuàng)立和籌備這一項(xiàng)活動的管理過程當(dāng)中的，活動策劃公司，這不僅僅是指發(fā)生在活動進(jìn)行中的管理工作?；顒拥捻?xiàng)目管理更是一個描述活動前、活動進(jìn)行時和活動結(jié)束后的各項(xiàng)具體工作的系統(tǒng)，真的跟我們前面提到的裝修工程有不少相似之處。
活動管理由幾個管理領(lǐng)域組成，包括策劃、領(lǐng)導(dǎo)、市場營銷、設(shè)計(jì)、控制和預(yù)算、風(fēng)險管理、后勤保障、活動進(jìn)行或上演以及評估。在活動的運(yùn)行周期中，這些不同的管理工作領(lǐng)域有著持續(xù)的相互作用和影響，而項(xiàng)目管理是把這些所有的管理原則都整合在一起。它覆蓋管理的所有領(lǐng)域，為推動實(shí)現(xiàn)活動的目標(biāo)而整合所有的管理工作。
不像那些不斷生產(chǎn)成品的常規(guī)企業(yè)，一個活動項(xiàng)目必須要在第一時間就能制造出最好的產(chǎn)品，沒有機(jī)會對它進(jìn)行改進(jìn)和完善。按音樂行業(yè)的說法，就是“你的品質(zhì)由你最近的一次演出決定”。這樣就更要求我們在活動籌備中做好前期的每一個細(xì)節(jié)，只有當(dāng)你把籌備工作做得充分，才可能讓最終的結(jié)果接近完美。利用多年的活動項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，我們總結(jié)出運(yùn)用項(xiàng)目管理來進(jìn)行活動運(yùn)營的優(yōu)點(diǎn)如下：
· 活動項(xiàng)目管理可以避免一項(xiàng)活動因?yàn)檫^分依賴一個人所冒的風(fēng)險。當(dāng)你擁有由文件、檔案、手冊以及清晰的溝通和團(tuán)隊(duì)所構(gòu)成的管理系統(tǒng)時，這個活動就已經(jīng)為所有的團(tuán)隊(duì)成員所理解，有關(guān)活動的正確的經(jīng)驗(yàn)也為大家所共享。這時即使出現(xiàn)某個崗位的人員缺位，也能及時予以補(bǔ)充。
· 降低項(xiàng)目風(fēng)險，提供項(xiàng)目實(shí)施的成功率。項(xiàng)目管理中重要的一部分是風(fēng)險管理，通過風(fēng)險管理可以有效降低項(xiàng)目的不確定因素對項(xiàng)目的影響。其實(shí)，這些工作是在傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施過程中最容易被忽略的，也是會對項(xiàng)目產(chǎn)生毀滅性后果的因素之一?；顒禹?xiàng)目化管理可以使活動的管理更加清楚、明晰。事實(shí)上，活動的管理工作，尤其是重要的管理工作的缺位是經(jīng)常發(fā)生的，但采用項(xiàng)目化管理方法和流程可以避免這種缺位。
· 活動項(xiàng)目管理可以用來幫助訓(xùn)練員工。項(xiàng)目管理同時提供按步驟培訓(xùn)員工的基本框架。
· 活動項(xiàng)目管理可以確保對利益相關(guān)者的可靠性。對利益相關(guān)者的管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)知識范圍。
· 適用于任何領(lǐng)域的管理工作，而不僅僅是節(jié)慶活動?；顒铀玫墓芾硇g(shù)語也適用于其它任何領(lǐng)域，所以當(dāng)活動結(jié)束時，其工作人員的經(jīng)驗(yàn)和能力也可用于其它行業(yè)或領(lǐng)域。
· 活動的項(xiàng)目管理與其它行業(yè)通用一套管理體系，也有助于與利益相關(guān)者們溝通的需要，減少溝通成本和因溝通不暢所帶來的損耗。
