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活動策劃中媒體方面需要注意的問題

問：媒體報道會成為你的活動的一部分嗎？

答：你打算在什么時候、什么地點邀請媒體來參加你的活動？你可以在活動之前開一個新聞發(fā)布會，也可以安排幾組獨立的媒體采訪。斟酌一下將這些活動安排在哪里最合適，以及是否需要一個單獨的房間。

問：媒體將以客人的身份參與你的活動嗎？

答：餐飲方面的安排是否已經(jīng)把他們計算在內(nèi)？如果在晚餐之后還有一個 雞尾酒會，那么，你打算把他們安排在特地為媒體準(zhǔn)備的餐桌上呢，還是和其 他客人在一起？在一次籌款活動中，主辦方只為媒體工作人員提供了桌子而沒 有提供餐飲。不用說，媒體是很不愉快的，至于媒體會如何報道這次活動也就 可想而知了，更不用提促進活動策劃委員會與媒體和慈善組織的長期合作關(guān)系了。因此，如果你已經(jīng)把媒體作為客人邀請來了，就要以客人之禮對待對方。假如你邀請媒體僅僅是為了報道活動的某一部分的話，你―定要在邀請信中寫清楚，這樣他們也就知道自己該怎么做了。如果出于安全考慮，重要人物只允許每次接受一家媒體采訪，那么應(yīng)該為他們安排一個獨立的房間（并備有足夠的茶點）

問：媒體有無特殊要求？比如一個單獨的媒體專用房間、媒體報道專用接口或者為運輸設(shè)備的車預(yù)留幾個停車位？

答：要清楚媒體工作人員什么時間來以及他們會帶些什么。他們希望看到發(fā)生什么事情？如何給他們的工作提供方便？不要打無準(zhǔn)備之仗。你不想看到新聞報道組來了半天，卻沒什么可報道的吧？如果媒體來得太早，參加活動的名人要很晚才到，或者活動還有一段時間才開始，那肯定是一種時間上的浪費。你的職責(zé)是告知媒體到達現(xiàn)場的最佳時間，以便他們能夠捕捉到最佳鏡頭，盡顯活動的良好氣氛。另一方面，在安排時刻表時要牢記媒體節(jié)目的規(guī)定播放時間。例如，假如你想讓總裁的演講在晚上11點的新聞節(jié)目中播出，你就必須給予媒體的攝像人員和編輯足夠的時間。為了使活動得到充分報道，應(yīng)盡可能在所有方面配合媒體的工作。只有這樣，大家才能獲得雙贏，在你的下一次活動中他們還會再來。

問：準(zhǔn)備媒體資料袋的目的是什么？

答：資料袋中要放些什么東西？什么材料可以幫助媒體更好地對你的活動進行報道？你想要強調(diào)的又是什么？媒體是否需要某些與會者的個人簡介、活動的背景或者贊助商的情況介紹？你需要準(zhǔn)備多少資料袋？你是否將這些費用列入了預(yù)算？誰負責(zé)準(zhǔn)備這些資料袋？在什么地方分發(fā)給媒體？要為媒體簽到單設(shè)一個登記處嗎？這樣你就可以看到哪家媒體已經(jīng)到達，然后派代表帶領(lǐng)他們參觀一下活動的重要場所，并把他們介紹給參加活動的關(guān)鍵人物。同時你也可以發(fā)現(xiàn)哪些媒體沒有到場，隨后可以打個電話詢問一下，并給他們寄去相關(guān)的媒體資料袋。