活動(dòng)策劃如何成功進(jìn)行會(huì)展策劃
2013-01-12 06:05:08
成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合，有效的資源整合必須使用有效方法，成功的策劃源于一位合格的會(huì)展策劃師。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源整合的過程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。
根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的普遍特征，其整個(gè)系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、組織機(jī)構(gòu)等五大要素構(gòu)成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會(huì)展活動(dòng)的功能主體，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生作用。會(huì)展活動(dòng)具有增加地方市場消費(fèi)、協(xié)助提高城市知名度、協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識(shí)提高、協(xié)助拓展商機(jī)、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機(jī)會(huì)等六大功能。為了不同程度地實(shí)現(xiàn)這些功能，會(huì)展組織和策劃者將會(huì)展活動(dòng)相關(guān)的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達(dá)到會(huì)展活動(dòng)成功舉辦的目的。
五 W 系統(tǒng)分析法，是 WBSA 商務(wù)策劃知識(shí)體系中的 OK 原理與會(huì)展實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合而產(chǎn)生的會(huì)展策劃的思維方法。所謂五 W 指： 1 、 WHAT (做什么)?即做什么樣的會(huì)展項(xiàng)目。它包括項(xiàng)目名稱、主題、內(nèi)容、形式等; 2 、 WHY (為何做)?即選擇項(xiàng)目的背景理由是什么。其答案是基于對(duì)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的宏觀和微觀資源環(huán)境的分析、整理和判斷; 3 、 WHO (誰來參與)?即項(xiàng)目實(shí)施的組織機(jī)構(gòu)和參與對(duì)象如何。它包括支持、主辦、承辦、執(zhí)行承辦、協(xié)辦、贊助、參展、參會(huì)等單位的選擇; 4 、 WHERE (何地做)?即項(xiàng)目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷; 5 、 WHEN (何時(shí)做)?即項(xiàng)目實(shí)施的具體時(shí)間如何。通常包括項(xiàng)目的規(guī)劃、籌備、執(zhí)行時(shí)間及周期的安排。會(huì)展組織者和策劃者采用五 W 系統(tǒng)分析法，可以對(duì)會(huì)展活動(dòng)相關(guān)資源進(jìn)行簡單地、明確地、系統(tǒng)地分析和整理，從而對(duì)會(huì)展活動(dòng)的構(gòu)成要素進(jìn)行科學(xué)地定位。
解釋：
世界上的事物，都不是孤立存在，它們組成了一個(gè)個(gè)系統(tǒng)。常言道，樹枝動(dòng)，百葉搖;牽一發(fā)而動(dòng)全身。系統(tǒng)產(chǎn)生功能，不同系統(tǒng)產(chǎn)生不同的功能，協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部的關(guān)系就能實(shí)現(xiàn)功能的優(yōu)化。兩千多年前的李冰，在修建都江堰水利工程時(shí)，運(yùn)用了樸素的系統(tǒng)思想和系統(tǒng)方法，把分洪、排沙、引水、灌溉工程組成了一個(gè)系統(tǒng)。魚嘴工程把岷江水劈為內(nèi)江和外江，巧妙地把分洪和灌溉統(tǒng)一起來;寶瓶口控制著流入內(nèi)江的水量，山洪爆發(fā)時(shí)，寶瓶口擋住了大部分的水，即內(nèi)江的水位保持穩(wěn)定，又保證了灌溉，防止了水害;飛沙堰使流水保持一定的速度，使流水沖走了淤沙;這樣一來，達(dá)到了興利除害的系統(tǒng)目標(biāo)。岷江水滋潤了農(nóng)田，滋潤了莊稼，使成都平原成為天府之國。
系統(tǒng)方法的智慧，創(chuàng)造了數(shù)不清的財(cái)富。我們要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)識(shí)事物，這樣才能認(rèn)識(shí)到事物之間千絲萬縷的聯(lián)系。我們用系統(tǒng)的方法去改造世界，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)有眾多的元素構(gòu)成。它們互相聯(lián)系，形成了一個(gè)整體。比如，森林就是一個(gè)完整的生態(tài)系統(tǒng)，植物、動(dòng)物、微生物、和土壤、陽光等是組成森林系統(tǒng)的各種元素。在這個(gè)系統(tǒng)中，任何一個(gè)元素的變化，都會(huì)影響另一個(gè)元素的變化，影響整個(gè)系統(tǒng)的變化。因此，我們要保護(hù)森林中的一草一木，使它們互相依存，生生不息。
會(huì)議與展覽本身是兩個(gè)系統(tǒng)。通常在大型會(huì)議召開時(shí)也舉辦展覽會(huì)，特別是專業(yè)性的會(huì)議如醫(yī)學(xué)會(huì)議、旅游會(huì)議、資訊會(huì)議等。與會(huì)者借由參加會(huì)議的同時(shí)，也能經(jīng)由參觀展覽而親眼目睹最新的產(chǎn)品，參展廠商更希望利用會(huì)議的場合，來展示他們最先進(jìn)的產(chǎn)品，為了突顯他們的位置，廠商往往不惜重金承租攤位與設(shè)計(jì)展示攤位，因此展覽對(duì)會(huì)議產(chǎn)生相當(dāng)大的效益。由于會(huì)議與展覽這種內(nèi)在的密切聯(lián)系，人們通常將兩者結(jié)合起來，策劃成一個(gè)整體的會(huì)展系統(tǒng)，以充分發(fā)揮其系統(tǒng)功能，以積聚人流、信息流、物流、資金流，對(duì)城市相關(guān)產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生拉動(dòng)作用。西方國家把會(huì)展稱作“信息沖浪”、“知識(shí)會(huì)餐”、“財(cái)富平臺(tái)”、“城市經(jīng)濟(jì)的拉力器”，這是會(huì)展系統(tǒng)功能的綜合體現(xiàn)。而這些功能的真正實(shí)現(xiàn)，就必須對(duì)會(huì)展活動(dòng)運(yùn)用系統(tǒng)的思想、系統(tǒng)的方法，活動(dòng)策劃，進(jìn)行科學(xué)地、前瞻性地策劃。
從國內(nèi)外會(huì)展活動(dòng)對(duì)社會(huì)發(fā)展的影響情況來分析，會(huì)展活動(dòng)作用于社會(huì)的主要功能有六個(gè)方面：(一)增加地方市場消費(fèi)。由于參加會(huì)議與展覽的高層和白領(lǐng)階層人員居多，且參會(huì)的費(fèi)用基本上由單位團(tuán)體支付，因此參會(huì)人員展會(huì)期間的人均消費(fèi)要比普通觀光旅游人員消費(fèi)高。據(jù)統(tǒng)計(jì)一般參會(huì)人員的平均消費(fèi)要比旅游觀光人員消費(fèi)高 2—3 倍;再者，由于參展企業(yè)在廣告印刷、展示攤位、媒體宣傳等方面的投入，也增加了地方相關(guān)服務(wù)業(yè)的收入。(二)協(xié)助提高城市知名度。由于參加會(huì)展活動(dòng)的代表來自五洲四海的不同行業(yè)，他們通過參加活動(dòng)加深對(duì)地方的了解后，進(jìn)而奔走相告，對(duì)舉辦會(huì)展的城市起到了積極的宣傳作用。這也是許多具備條件的城市熱衷于積極申辦國際性知名會(huì)展活動(dòng)的主要原因。(三)協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識(shí)提高。會(huì)展活動(dòng)是集知識(shí)、信息、文化、技術(shù)等為一體的展示、交流、交易活動(dòng)，特別是專業(yè)性很強(qiáng)的會(huì)展活動(dòng)，對(duì)地方產(chǎn)業(yè)知識(shí)升級(jí)、產(chǎn)品的更新?lián)Q代、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整有著積極的推動(dòng)作用。(四)協(xié)助拓展商機(jī)。會(huì)展活動(dòng)源于傳統(tǒng)的廟會(huì)、集會(huì)，是勞動(dòng)生產(chǎn)者、中間商和消費(fèi)者從事交換的場所。買賣雙方通過參加會(huì)展活動(dòng)，結(jié)識(shí)新客戶，發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品，開拓新渠道，了解新市場，以拓展新的商機(jī)。如“廣州交易會(huì)”、“上海市華交會(huì)”、“夏門投洽會(huì)”已成為國內(nèi)外貿(mào)易投資商的主要交易場所，是我國對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)的重要組成部分。(五)連帶保存文化資產(chǎn)。大型的會(huì)展活動(dòng)，通常設(shè)計(jì)許多地方傳統(tǒng)的文化節(jié)目以吸引更多的參會(huì)代表和觀光客，這對(duì)弘揚(yáng)地方傳統(tǒng)文化，保存文化資產(chǎn)有著積極的作用。(六)增加就業(yè)機(jī)會(huì)。會(huì)展與城市相關(guān)產(chǎn)業(yè)的聯(lián)系非常密切。由于會(huì)展積聚大量的人流、物流、信息流、資金流，它對(duì)地方的旅游、交通、賓館、飯店、保險(xiǎn)、文化娛樂、媒體、廣告、裝飾、視聽設(shè)備翻譯等行業(yè)有著互為推動(dòng)的作用，從而給地方帶來更多的就業(yè)機(jī)會(huì)。
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