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上海經驗豐富活動策劃公司__活動策劃關鍵任務時間表很重要

有條不紊和注重細節(jié)是舉辦一次成功活動的兩個關鍵。舉辦者在活動中應當確保所有事情不出紕漏，并且都按預定計劃順利進行?；顒拥慕M委會必須堅持既定的方針。如果花上兩個月的時間去敲定一件事情，那將會導致活動的管理效率低下。你可以花上數(shù)小時設計一份有創(chuàng)意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時打印出來以致錯過了寄出的最后期限，后果將不堪設想。所以，一旦你決定承擔某項活動，接下來你就應當立即制定關鍵任務時間表。

在制定關鍵任務時間表之初，你應當在日歷上確認活動舉辦的時間，然后從那天開始向前排出每天應當做的事情。有不少差點弄砸活動的可怕故事：在一次籌款活動中，活動計劃和標志都在最后作了臨時改動，而且差點沒有及時送到。在另外一次活動中，計劃書都已經分發(fā)之后，計劃書的插圖才送達。還有一次，一批恤衫由于剛剛將標志印上去，以至于裝這些了恤衫的箱子到場打開時還在冒著熱氣。這些失誤都給參加活動的客人留下了組織混亂的印象。而這些失誤和差點釀成大禍的事例正是由于計劃不當和協(xié)調不力造成的。在籌備活動的整個過程中，你應當嚴裕地執(zhí)行每個時間段的安排，否則就容易導致多米諾骨牌效應。讓人吃驚的是，有時一件看似微不足道的小事竟會對活動產生重大的影響。在一次籌款活動中，工作人員居然在活動開始前幾分鐘還在對座位的安排進行調整，以至于到后來他們完全沒有時間再檢査一遍，導致出現(xiàn)了令人尷尬的錯誤：一張桌子被同時分配給了兩家公司，當工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調，所以又只得將它撤下來。因為是在最后一刻接到了位置調整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時間檢查重新安排的情況。

你的目標是要在方案實施的前一天將所有事情完全定下來，好讓每個相關人員有時間檢查關鍵時刻的各種細節(jié)。你應該讓每一個工作人員在活動開始的 那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。

拿出你所有的合同，確保所有的重要截止日期成為你的關鍵任務時間表上的一部分。同時你應當格外注意來賓人數(shù)變更日期和活動取消日期。在這些最后期限之前，你可以改變參加人數(shù)（人員損耗）和取消整個活動《安排取消）而不會招致不良后果。通常，你可以在一定時間之前減少原定的用餐客人數(shù)量，或者減少原定的客房預訂量而不會產生任何費用。一定要將最后期限和檢査的時間考慮在內。給你自己留出充足的時間作出明智的決定。如果你錯過了來賓人數(shù)變更曰期，錯過了減少原有客人數(shù)量的機會，那么這個錯誤將會使你付出昂貴的代價，因為你將不得不按原先合同上所確定的客人數(shù)目和客房數(shù)量付費。

在活動進行過程中，你還要繼續(xù)更新你的關鍵任務時間表、成本表和支付計劃，應確保這些表格清單沒有任何遺漏。給每件事情都加以簡單說明，比方說由誰具體負責，最后期限是哪一天。要給自己留出足夠的時間不慌不忙地做好你的關鍵任務時間表。

下面是為11月1日的一個活動準備的關鍵任務時間表樣本。這個樣本幫助你理解以上提到過的時間安排問題，包括制定客人名單和發(fā)送邀請函的時間等。在這個例子中，一家專業(yè)的郵遞公司會根據(jù)合同寄送所有的邀請函，即首先將邀請函裝入信封里，然后將其一一寄出。這項工作當然也可以由內部人員來完成，只要你能抽出部分員工加班加點地做就行。但如果員工既寄信，又要做日常工作的話，你的工作可能沒法在最后期限前完成。這份樣本包括了在關鍵任務時間表上的一些重要日期。當然，時間也會因具體的要求、供應商的最后期限和季節(jié)而變動。

當你郵寄邀請函時，一定記得郵寄一份給你自己。如此一來，你便可以知道是否在寄送過程中有意料不到的延遲情況。如果你檢查郵票么郵戳的日期，你就可以了解邀請函是否是如期寄出的。

善達公關，14年活動策劃執(zhí)行經驗，是上海經驗豐富活動策劃公司，歡迎咨詢 Tel:021-60513666

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