會(huì)議策劃淺談大型活動(dòng)的組織和管理
2013-01-12 02:55:35
隨著文化市場(chǎng)的逐步繁榮，以及營(yíng)銷、公關(guān)等市場(chǎng)手段的不斷豐富和創(chuàng)新，以舉辦大型活動(dòng)為形式的營(yíng)銷措施越來(lái)越多的被企業(yè)運(yùn)用，處于市場(chǎng)前沿的媒體也不例外，舉辦主題活動(dòng)已成為各家報(bào)刊社甚至新聞網(wǎng)站擴(kuò)大品牌影響力，增加廣告收入，培養(yǎng)忠實(shí)讀者，提升競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段。在這些大型活動(dòng)的背后，很多組織者和承辦方苦于經(jīng)驗(yàn)和管理上的不足，造成超強(qiáng)的體力和腦力壓力以及各種突發(fā)事件帶來(lái)的財(cái)務(wù)預(yù)算超支和經(jīng)濟(jì)損失。筆者作為大賽總調(diào)度，有幸參加了整個(gè)活動(dòng)的策劃和組織，并具體負(fù)責(zé)全部活動(dòng)的后勤保障和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度，對(duì)媒體大型活動(dòng)的組織有了一點(diǎn)膚淺的認(rèn)識(shí)，下面結(jié)合自己在時(shí)尚文化節(jié)活動(dòng)中的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，簡(jiǎn)要談?wù)劽襟w大型活動(dòng)組織和管理的一些具體方法和技巧。
一、前期計(jì)劃
根據(jù)項(xiàng)目管理學(xué)的理論，大型活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。具有鮮明的目的性、周密的計(jì)劃性、廣泛的社會(huì)傳播性、嚴(yán)密的操作性和經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益性。
要保證大型活動(dòng)的完美實(shí)施，前期周密的計(jì)劃是不可或缺的重要保證。新報(bào)社在舉辦時(shí)尚文化節(jié)前，對(duì)整個(gè)活動(dòng)的計(jì)劃進(jìn)行了反反復(fù)復(fù)的論證，大到活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的籌集，小到舞臺(tái)裝修需要多少盒圖釘都進(jìn)行了仔細(xì)的研究，最終確立了一個(gè)完備的策劃案。當(dāng)初有很多同志認(rèn)為反復(fù)的論證有些多余，認(rèn)為是紙上談兵，應(yīng)該邊著手邊完善，不要在冗長(zhǎng)的會(huì)議中浪費(fèi)時(shí)間和空談?，F(xiàn)在看來(lái)，歷時(shí)10天，演出上百場(chǎng)次，觀眾多達(dá)數(shù)萬(wàn)人的時(shí)尚文化節(jié)圓滿舉辦，沒(méi)有出現(xiàn)任何意外情況，正是得益于前期充分的計(jì)劃和準(zhǔn)備。而具體來(lái)說(shuō)，在活動(dòng)策劃之初，以下幾點(diǎn)需要重點(diǎn)考慮：
1、提出活動(dòng)設(shè)想，明確活動(dòng)性質(zhì)、目的和任務(wù)。
2、根據(jù)活動(dòng)的設(shè)想，提出活動(dòng)的初步計(jì)劃，初步擬定活動(dòng)的內(nèi)容、規(guī)模大小，初步確定活動(dòng)的地點(diǎn)和參加人數(shù)。
3、根據(jù)初步活動(dòng)的計(jì)劃選擇活動(dòng)的地點(diǎn)，并根據(jù)場(chǎng)所現(xiàn)實(shí)條件，決定場(chǎng)所布置。
4、根據(jù)初步活動(dòng)計(jì)劃，初步確定參加活動(dòng)的人選及選擇方法。
5、考慮所需輔助人員的人數(shù)及來(lái)源。
6、在確定以上各項(xiàng)內(nèi)容之后，根據(jù)活動(dòng)場(chǎng)所布置要求、活動(dòng)內(nèi)容的安排、活動(dòng)規(guī)模的大小、活動(dòng)時(shí)間的長(zhǎng)短和參與活動(dòng)人數(shù)的多寡，作出較為詳盡的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
7、對(duì)初步活動(dòng)的計(jì)劃方案進(jìn)行充分論證、修改，制定出最終的活動(dòng)方案和活動(dòng)計(jì)劃，寫出活動(dòng)計(jì)劃書。計(jì)劃書的內(nèi)容具體包括：活動(dòng)的性質(zhì)、目的和任務(wù)，活動(dòng)規(guī)模大小和參與活動(dòng)的人數(shù)，活動(dòng)的舉辦日期、內(nèi)容、時(shí)間和程序的安排，活動(dòng)的地點(diǎn)和現(xiàn)場(chǎng)布置，活動(dòng)的后勤輔助人員計(jì)劃選擇及安排，活動(dòng)主持人選、禮儀，活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及分配，活動(dòng)的交通及食宿安排等。
二、活動(dòng)籌備
大型活動(dòng)的舉辦涉及面廣，需要準(zhǔn)備的物資和事項(xiàng)繁多，活動(dòng)的籌備工作難度大，是整個(gè)活動(dòng)成功與否的一大關(guān)鍵。“首屆貴州時(shí)尚文化節(jié)”的核心內(nèi)容是16個(gè)項(xiàng)目的時(shí)尚大賽和一臺(tái)時(shí)尚文藝晚會(huì)，其中16個(gè)項(xiàng)目賽對(duì)場(chǎng)地、道具以及燈光音響的要求各有不同，很多項(xiàng)目的比賽如攀巖、網(wǎng)球、自行車攀爬等還要求專業(yè)的場(chǎng)地和道具，為此，整個(gè)活動(dòng)的籌備工作牽涉面非常廣，需要聯(lián)系和準(zhǔn)備的事項(xiàng)非常多?？紤]到自身經(jīng)驗(yàn)不足，我們前期籌備工作適當(dāng)放寬了時(shí)限，花了近1個(gè)月時(shí)間去聯(lián)系場(chǎng)館、準(zhǔn)備道具、聘請(qǐng)禮儀和制作舞臺(tái)背景。事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將活動(dòng)籌備的重點(diǎn)事項(xiàng)和程序進(jìn)行了歸納，以便以后按圖索驥，有備無(wú)患：
(一)、辦理審批手續(xù)
這是很多媒體活動(dòng)組織者容易忽視的問(wèn)題，我們舉辦時(shí)尚大賽開始也沒(méi)有考慮到活動(dòng)需要有關(guān)部門的審批，一度被相關(guān)部門問(wèn)責(zé)，差點(diǎn)陷入僵局，所幸報(bào)社總編輯及時(shí)出面干預(yù)，危機(jī)公關(guān)，才得以順利開展。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政許可法》規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng)，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，活動(dòng)策劃，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。對(duì)于媒體舉辦的常見大型活動(dòng)，需要報(bào)批的主要有文化廳(局)、體育局、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會(huì)比較少。具體來(lái)說(shuō)，在辦理活動(dòng)審批手續(xù)過(guò)程中，特別要注意的是需要準(zhǔn)備活動(dòng)場(chǎng)所的平面示意圖以及《活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案》。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們?cè)谂e辦活動(dòng)之前一定要多方考慮，多方咨詢，特別是活動(dòng)中有特殊內(nèi)容時(shí)一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。
(二)、聯(lián)系場(chǎng)地，確定合作方，簽訂相關(guān)合同。
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