會議活動策劃項目管理范疇
2013-01-23 16:38:30
傳統(tǒng)的項目管理主要包括九個領(lǐng)域的內(nèi)容，它們是工作的內(nèi)容和范圍、成本和費用、時間、整合、供應、質(zhì)量、人力資源、溝通和風險管理?；顒拥墓芾韯t有一點點不同。在很多行業(yè)，項目經(jīng)理通常不用考慮策劃、融資和銷售的問題。而對于節(jié)慶活動的執(zhí)行方(乙方)來說，這卻是他們的主要關(guān)注點。因為活動的策劃與執(zhí)行通常是緊密相連密不可分的，活動的執(zhí)行與執(zhí)行方(乙方)的品牌效益與經(jīng)濟效益也是緊密相連密不可分的，離開了執(zhí)行的策劃通常都是空談，沒有執(zhí)行也就沒有活動。
結(jié)合活動的特點和項目管理的方法，我們總結(jié)的活動項目管理所涉及的范疇如下：
· 工作的內(nèi)容和范圍――包括所有的工作計劃，以及把許許多多的計劃整合在一起。
· 預算――在傳統(tǒng)的項目管理中，又被稱為成本。但在節(jié)慶活動的管理中，這是基本的工作責任。
· 時間管理――項目管理開發(fā)了很多的技術(shù)工具來幫助提高活動的工作效率，其主要的方式是時間安排表和節(jié)點。時間管理對于活動來講是非常重要的一項工作，因為活動進行的時間是不可更改的，時間管理必須根據(jù)活動進行的時間來倒推。
· 策劃―― 節(jié)慶活動的策劃可能會一直在調(diào)整和改變之中，直到活動的開始。
· 風險管理――在國內(nèi)盡管風險管理還是比較新的現(xiàn)象，但應該成為活動項目管理的基礎(chǔ)之一。風險管理覆蓋了活動管理的所有領(lǐng)域，被認為是提高項目品質(zhì)的重要手段。比如活動的安全風險，我們就必須在活動的前期設(shè)計中加以防范和規(guī)避，因為對于所有政府或企業(yè)來講，辦活動的安全性是壓倒一切的。
· 供應―― 主要是指對活動的服務、設(shè)備及物質(zhì)資料的供應的管理。其中包括對外包服務的管理。比如在活動執(zhí)行過程中會涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺、服裝、道具、特技、錄制等，這些對專業(yè)活動運營公司大都采取外包的模式，那就需要對外包的供應商進行有效管理。在大多數(shù)出現(xiàn)問題的活動中，通常都是疏于和外部供應商的溝通及管理，最終導致執(zhí)行中的差錯。
· 人力資源――人力資源也是活動管理中的重要一環(huán)，首先是活動的項目經(jīng)理人(有時是總導演)，然后是活動團隊的人才配置和管理，甚至包括志愿者的管理。因為任何一個大型活動都離不開志愿者，對志愿者的培訓、管理直接決定他們在活動執(zhí)行過程中所發(fā)揮的作用。2008年北京奧運會志愿者便發(fā)揮了重要作用，活動策劃公司，北京奧組委在籌備期間對志愿者的挑選和培訓也是花了很大的心思和功夫。
· 對利益相關(guān)者的管理――我們在前面章節(jié)中介紹過活動中各利益相關(guān)者的構(gòu)成，對利益相關(guān)者的管理也是活動經(jīng)理人(有時是總導演)非常重要的一項責任。一些大規(guī)模的公共活動可能會擁有超過數(shù)十個的利益相關(guān)者。其中最主要的是對贊助者的服務和管理工作。因為他們是出錢的主，沒有滿足他們的需求，活動就是不成功的。奧運會對贊助方有嚴格的一套服務和管理體系，確保贊助上的滿意度。
· 溝通――包括與利益相關(guān)者之間的“外部溝通”，以及在活動團隊之間的“內(nèi)部溝通”?；顒訄?zhí)行中出現(xiàn)的問題或差錯通常都是因為溝通造成的，一方面因為信息的不對稱，也可能是因為溝通方式的不當造成理解偏差及信息傳遞有誤。
