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新聞發(fā)布會簡介

新聞發(fā)布會又稱記者招待會，是一個社會組織直接向新聞界發(fā)布有關組織信息，解釋組織重大事件而舉辦的活動。

區(qū)別

新聞發(fā)布會，也有人把它叫記者招待會，其實這兩者是有區(qū)別的。
新聞發(fā)布會側重于發(fā)布新聞，如企業(yè)作出了某項重要的決策、研制生產(chǎn)了某種新產(chǎn)品或推出了某項對社會有重要影響的革新項目。企業(yè)若想通過大眾媒介把這些信息廣泛的傳播出去，就可以舉辦新聞發(fā)布會。
記者招待會則有所不同，它不一定是有新聞要發(fā)布，它的主要目的是和新聞媒介公眾進行溝通。任何企業(yè)在與社會各界公眾的交往中，都會遇到很多錯綜復雜的問題，如本單位與外單位發(fā)生了法律糾紛，企業(yè)受到了顧客的批評、受到了社會輿論的譴責、受到了新聞媒介的公開指責、受到了某一其他社會組織的誣告等。當這些問題發(fā)生之后，企業(yè)為了挽回影響并爭取輿論界的支持，就有必要招開記者執(zhí)行會.
 

形式

1、標題選擇
2、時間選擇
3、地點安排
4、席位擺放
5、擺放方式
6、資料準備
7、發(fā)布會發(fā)言人
 

程序

1.迎賓簽到
2.分發(fā)資料
3.會議過程
4.會后活動
5.效果評估
6.注意事項
新聞發(fā)布會流程（具體）
新聞發(fā)布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發(fā)布會，幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發(fā)布會上人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加發(fā)布會免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾，另外，新聞發(fā)布會一般也會為記者提供一定的饋贈品，所以通常情況下記者都不會放過這些機會。
 

特點

新聞發(fā)布會、媒體報道、新聞稿發(fā)布等向來是企業(yè)產(chǎn)品推廣、市場公關必備手段，新聞發(fā)布會有以下特點：

流程第一策劃環(huán)節(jié) ：
一、活動開展需求背景
二、活動開展應遵循的原則與重要任務
原則：堅持活動原則
目的：明確活動目的
三、發(fā)布會開展的簡要框架說明
舉辦時間：待定
地點及方式：待定
參與人員：發(fā)言代表、新聞記者等
舉辦宗旨：發(fā)布一個新的信息
第二　發(fā)布會的規(guī)劃
一、前期的活動
開展的模式：
需要注意的事項：
二、現(xiàn)場活動
效果預期：
第一　媒體邀請
第二　現(xiàn)場部署及安排
1硬件設備、資料準備
2現(xiàn)場人員安排
3通稿（圖片）準備
第三　效果預測

特點1.正規(guī)隆重：形式正規(guī)，檔次較高，地點精心安排，邀請記者、新聞界（媒體）負責人、行業(yè)部門主管、各協(xié)作單位代表及政府官員。
2.溝通活躍：雙向互動，先發(fā)布新聞，后請記者提問回答。
3.方式優(yōu)越：新聞傳播面廣、報刊、電視、廣播、網(wǎng)站，集中發(fā)布（時間集中，人員集中，媒體集中），迅速擴散到公眾。
新聞發(fā)布會的時機與主題
（1）恰當?shù)臅r機：事件前一個月或兩個月左右，如滑雪節(jié)12月5日召開，10月中旬召開新聞發(fā)布會。
（2）合適的主題：主題應集中、單一，不能同時發(fā)布幾個不相關的信息。

籌備

(1)準備主題材料
A.發(fā)言稿、新聞通稿（發(fā)給記者）
B.宣傳材料
C.記者提問提綱（答記者問的備忘錄）事先充分討論，統(tǒng)一認識、口徑，專門班子起草，打印，分發(fā)給記者。
（2）確定主持人和發(fā)言人（誰級別高）
A.主持人一般由組織的宣傳負責人擔任
B.發(fā)言人一般由組織的主要負責人擔任（級別高、有權威性）
C.發(fā)言人旁邊可配設助理人員
（3）確定邀請記者的范圍地域（全國、地方）形式（文字、圖片、錄音 ）日期定后，提前一周送請柬，會前一、二天電話落實。
（4）選擇合適的地點
（5）做好預算
 

關鍵點

媒體邀請
影響媒體記者參加新聞發(fā)布會的幾個主要因素：
一、是否對口。綜合性報紙和財經(jīng)類報紙不是涇渭分明，有跨行業(yè)交叉報道的可能，但是對于大多數(shù)都市報的記者而言，這種對口性是第一要務。　
二、是否有貼近性。是當?shù)卣顒舆€是外地政府活動？是本地企業(yè)還是外地企業(yè)？是央企還是地方龍頭企業(yè)？都市類媒體更愿意參加具有“本地性”新聞活動，比如中央電視臺和北京電視臺記者，經(jīng)常會遇到相互排擠的狀況。
三、是否有新聞性。快筆頭公關認為，中央媒體、全國性媒體和地方都市類媒體在新聞性的判斷上是有區(qū)別的，在具備一切新聞要素的前題下，中央級綜合性媒體更注重報道傾向于大背景、大主題、大角度的切入，而都市類媒體更多的從易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公關公司在準備新聞稿的時候，最少要有3—5個版本，并且新聞素材要更豐富。
四、是否有新聞采訪權。很多新聞發(fā)布會上出現(xiàn)最多的是平面媒體記者的身影，這是因為新浪，搜狐等門戶網(wǎng)站沒有新聞采寫權，只有幾個主流新聞網(wǎng)絡像人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、千龍網(wǎng)、東方網(wǎng)等有采訪權，而像新浪、搜狐的商業(yè)網(wǎng)站是沒有采訪權的，他們提供的內(nèi)容服務基本上都是“信息集錦”——只能轉(zhuǎn)載，不能獨創(chuàng)。所以，為了讓新聞發(fā)布會內(nèi)容第一時間出現(xiàn)在網(wǎng)絡上，邀請網(wǎng)媒記者出席時應區(qū)分清楚哪些能出席，哪些可以原發(fā)，哪些只能轉(zhuǎn)載。
五、主辦單位的身份。如果是政府部門舉辦的新聞發(fā)布會，那么跑口記者責無旁貸。但是由于政府部門的車馬費一般較低，記者更愿意出席有實力、有知名度的大企業(yè)召開的新聞發(fā)布會?？上攵?，如果即沒知名度，又沒新聞點，那么要靠什么來吸引媒體了。

策劃

在做新聞發(fā)布會策劃之前，公關公司要對新聞媒體議程（媒體的采前會、編前會）、新聞傳播途徑、新聞話題設置、公眾輿論走向、媒體運作機制有深刻理解，同時對新聞發(fā)布會主辦方所在行業(yè)背景、產(chǎn)業(yè)動向、競爭對手傳播策略有著透徹的分析和把握，具備這些專業(yè)知識，才能策劃出好的新聞事件，達到好的傳播效果。但是，要吸引公眾關注首先在形式和內(nèi)容上要引起媒體興趣。
一、借勢當前公眾關注的新聞事件，迎合新聞熱度，釋放相關性話題。
二、借明星、大腕助陣。
三、結合宏觀背景、產(chǎn)業(yè)背景、行業(yè)背景，為新聞發(fā)布會造勢，為媒體提供更多新聞由頭和報道角度。

道具

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設備、投影幕布等，相關設備在發(fā)布會前要反復調(diào)試，保證不出故障。
新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做記者引導工作。
新聞發(fā)布會背景板主要襯托出會議主題，所以在設計及選材上一定要慎重考慮，近年來，新聞發(fā)布會主要采用高清晰寫真布，這種材料因為無異味，不反光和高清晰的特點，所以對新聞發(fā)布會的現(xiàn)場氣氛營造和媒體攝像都大有好處。
 

資料

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應為：
1、 會議議程
2、 新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、發(fā)言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等）
5、公司宣傳冊
6、產(chǎn)品說明資料。（如果是關于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話）
7、 有關圖片
8、 紀念品（或紀念品領用券）
9、 企業(yè)新聞負責人名片（新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡）
10、空白信箋、筆（方便記者記錄）
 

媒體邀請

媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應該邀請與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領域記者參加，必要時如事件現(xiàn)場氣氛熱烈，應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當?shù)奶嵝?。?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。
適當?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔Πl(fā)布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經(jīng)報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無論一個企業(yè)與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。
在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業(yè)務部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時機進行業(yè)務聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時也必須進行回絕。

提問

在新聞發(fā)布會上，通常在發(fā)言人進行發(fā)言以后，有一個回答記者問的環(huán)節(jié)?？梢猿浞滞ㄟ^雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪，可使發(fā)布會所發(fā)布的新聞素材得到進一步的升華。
在答記者問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的問題，由他人輔助。
發(fā)布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應該認真作答，上海公關公司，對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。
有些企業(yè)喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜采取。

誤區(qū)

誤區(qū)之一：沒有新聞的新聞發(fā)布會。有些企業(yè)似乎有開發(fā)布會的嗜好，很多時候，企業(yè)并沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時不時地開個發(fā)布會。造成的后果是，企業(yè)雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發(fā)布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過于喧賓奪主，參會者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達的內(nèi)容。
誤區(qū)之二：新聞發(fā)布的主題不清。 從企業(yè)的立場出發(fā)，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什么時候得了金獎，什么時候得到了認證，什么時候得了第一，什么時候捐資助學。但是偏離了主題的東西在媒介眼中，形同廢紙。
又有的企業(yè)在傳播過程中，生怕暴露商業(yè)機密，凡涉及到具體數(shù)據(jù)時總是含含糊糊一談到敏感話題就“環(huán)顧左右而言他”，不是無可奉告就是正在調(diào)查。這樣一來，媒體想知道的，企業(yè)沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業(yè)又喋喋不休。