會(huì)議策劃新活動(dòng)行業(yè)的資源整合：從乙方到甲方
2013-01-11 14:54:52
當(dāng)作為活動(dòng)主辦方的客戶(甲方)，經(jīng)過(guò)多次接觸或談判足夠信任你的公司的時(shí)候，意味著你們之間的溝通大部分已經(jīng)完成，這時(shí)，作為活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司更多的合同談判來(lái)源于跟其他執(zhí)行單位的合作方式。比如說(shuō)燈光、音響、服裝、舞臺(tái)、道具、舞臺(tái)搭建等專業(yè)公司，與他們的談判和合作將會(huì)更加影響到公司的既得利潤(rùn)及項(xiàng)目的順利進(jìn)行，因此，從執(zhí)行上和商務(wù)合作上來(lái)說(shuō)，都應(yīng)該更加注重細(xì)節(jié)，更加學(xué)會(huì)保護(hù)自己的利益，因?yàn)楫?dāng)你與下游專業(yè)公司合作的時(shí)候，你的身份地位已經(jīng)改變，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樽鳛楣椭鞯募追搅恕?/p>
然而，公司的甲方地位其實(shí)更像是一個(gè)分包商的概念，因?yàn)閷?duì)于活動(dòng)舉辦方的客戶來(lái)講，你又是乙方，也就是服務(wù)供應(yīng)商，活動(dòng)主辦方的客戶之所以能夠把項(xiàng)目交給你來(lái)做，更看重的是你們團(tuán)隊(duì)的資質(zhì)和運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的整體水平，所以，活動(dòng)公司作為雇主對(duì)于專業(yè)合作公司的選擇就顯得尤為重要。這時(shí)你選擇的專業(yè)合作公司將變成你團(tuán)隊(duì)一部分，將具有“雇傭軍”似的意義，它的專業(yè)性和水平的發(fā)揮，將直接關(guān)系到活動(dòng)本身的成敗與質(zhì)量，決不能因?yàn)槌杀尽⑺饺岁P(guān)系等一些可控因素導(dǎo)致影響活動(dòng)正常進(jìn)行的情況出現(xiàn)。一招不慎全盤皆輸，一條魚腥了一鍋湯，對(duì)于活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司來(lái)講，這將是件丟了西瓜撿芝麻的事情，最終影響的是你自己的聲譽(yù)與收益。
新活動(dòng)媒體是一個(gè)跨行業(yè)的資源整合媒體，將某些工種分配給別的專業(yè)公司的過(guò)程類似于工程的發(fā)包商，其實(shí)就像裝修公司分別找電工、水泥工、木工。之后，在一個(gè)活動(dòng)的全程運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司應(yīng)該是這項(xiàng)大工程的總工程師，把控著工程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，整個(gè)活動(dòng)的靈魂諸如主題策劃等需要你來(lái)定奪，最后的執(zhí)行階段，導(dǎo)演要現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)調(diào)度，其他諸如燈光、音響等等的技術(shù)保證，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也都要由你來(lái)負(fù)責(zé)。
由于活動(dòng)行業(yè)的特殊性，演出時(shí)需要雇請(qǐng)很多的演員，這充分體現(xiàn)了活動(dòng)行業(yè)合同的專業(yè)性。比如07年的海南歡樂(lè)節(jié)，新活動(dòng)傳媒需要請(qǐng)一些外籍舞蹈團(tuán)，這些外籍人員來(lái)中國(guó)的演出可能就涉及到合法性問(wèn)題，如果他們是以旅行簽證來(lái)中國(guó)的，那么他們?cè)谥袊?guó)的演出就是非法的，如果他們還要參加商演，就更加的不合法。這時(shí)，當(dāng)你以甲方的身份地位跟演藝公司簽合同時(shí)，就必須在合同里加上一條，就是演藝公司必須確保其演出的合法性，一旦出現(xiàn)糾紛，跟我(甲方)沒(méi)有關(guān)系。此外，演出團(tuán)體通常人比較多，合作期間還要簽署一些服從甲方安排的協(xié)議合同，以保證其為我服務(wù)的工作時(shí)間及他自己的人身安全。
另一個(gè)更復(fù)雜的合同來(lái)源于租賃相關(guān)的專業(yè)設(shè)備。因?yàn)榛顒?dòng)公司做任何一個(gè)活動(dòng)幾乎都需要燈光、音響，LED等設(shè)備，在與這些公司簽訂合同的時(shí)候一定要強(qiáng)調(diào)其出租物品的所有權(quán)，或者說(shuō)出租權(quán)。因?yàn)閺姆缮险f(shuō)，如果他們不具有出租這個(gè)東西的所有權(quán)或出租權(quán)的話，那么就會(huì)出現(xiàn)權(quán)益糾紛。比如說(shuō)這個(gè)東西是別人的，出租方只是借用了別人的東西，私自的把它轉(zhuǎn)租了，而沒(méi)有征得設(shè)備所有者的同意，然后等到某一天設(shè)備的主人突然發(fā)現(xiàn)了，于是跳到你(甲方)面前說(shuō)，這個(gè)東西是他的，他從來(lái)就沒(méi)同意過(guò)乙方再出租。那么這個(gè)時(shí)候甲乙雙方簽訂的合同就處于一個(gè)無(wú)效或者說(shuō)效力待定的狀態(tài)，因此在合同上一定要表明，與你簽合同的租貨公司(乙方)必須具有設(shè)備所有權(quán)或者出租權(quán)，一旦出現(xiàn)了合同無(wú)效或者權(quán)益糾紛的任何損失，就要由他(乙方)來(lái)承擔(dān)。
當(dāng)一個(gè)活動(dòng)公司的業(yè)務(wù)量足夠大，并且形成了一個(gè)行業(yè)自有品牌的時(shí)候，就可能擺脫傳統(tǒng)作坊式接單的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)模式，而發(fā)展出一批穩(wěn)定的業(yè)務(wù)合作團(tuán)體，甚至衍生出參股的形式。在整個(gè)業(yè)務(wù)源頭上掌握一定的話語(yǔ)權(quán)，就可以形成一個(gè)類似于聯(lián)盟式的組織，一旦有項(xiàng)目啟動(dòng)，聯(lián)盟組織可以全線統(tǒng)一出擊，產(chǎn)業(yè)鏈條上的各個(gè)環(huán)節(jié)獨(dú)立運(yùn)作，聯(lián)合發(fā)揮作用，而不是像分包一樣拿到訂單再分別找人來(lái)做。因此，如何更好地跨行業(yè)整合資源，是一般的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司向品牌活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司過(guò)渡的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。
讓我們輕松一下，講一個(gè)“信守合同”的小段子，張三在一家銀行門口擺攤賣燒紅薯，他賣的燒紅薯十分好吃，來(lái)買的顧客很多，不久便積攢下了相當(dāng)可觀的財(cái)產(chǎn)，他老鄉(xiāng)李四聽(tīng)到這個(gè)消息后專門跑過(guò)來(lái)找他借錢，張三那個(gè)時(shí)候還沒(méi)有看過(guò)我們寫的這本書，但回答得卻足夠?qū)I(yè)，他說(shuō)，“對(duì)不起老鄉(xiāng)，錢我本來(lái)是可以借的，不過(guò)，活動(dòng)策劃，當(dāng)年我在這里擺攤設(shè)點(diǎn)的時(shí)候，便已經(jīng)和這家銀行訂下了合同：彼此決不搞殘酷的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，也就是說(shuō)，銀行不賣燒紅薯，我呢，也決不經(jīng)營(yíng)貸款業(yè)務(wù)，我怎能不信守合同呢?”
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