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不論舉辦立式招待會還是正式的坐式宴會,你都不要局限于手頭得到的菜單.大多數(shù)飯店、餐館和酒宴供應商都愿意和你合作，共同制定出一份富有創(chuàng)意、同時符合預算的菜單。在一次活動中，餐與甜點是水果冰激凌——一種在形狀、顏色和口味上模仿各種水果的冰激凌?？虯們在離去時還在談論它,很多人第二天還特意打電話來詢問。這種冰激凌的實際價格非常低，但收到的效果非 常好。這就是你要尋找的那種充滿靈感的創(chuàng)意。又例如，一家很有名氣的飯店能做一種很棒的簽餅，餅里夾著專門定制的寫有不同祝福語的小紙片。所以，作為活動策劃者，你必須尋找那些與今不同的東西，否則你怎么能展現(xiàn)你的眼光、創(chuàng)造力、想象力和獨特風格呢？

要考慮你所提供的食物種類。記住任何時候都要有蔬菜。如果要舉辦一個 立式招待會并提供各式冷熱點心，你要確保這些點心大小合適，宜于處置——不會流汁，沒有骨頭。吃點心時人們需要拿餐巾嗎？那兒有盤子嗎？餐廳有沒有 足夠多的盤子來盛幾道菜?盤子在清洗和送回來的過程中間會不會耽誤時間？ 特定酒水的專用酒杯也一樣。招待會現(xiàn)場是否有足夠多的現(xiàn)成杯子？是否還要臨時做預算和購買杯子？你—定要提出這些問題并確保獲得滿意的答案。如果你把馬提尼酒吧當作活動的一部分內容來宣傳，而在活動的前一天卻發(fā)現(xiàn)飯店沒有現(xiàn)成的馬提尼酒杯時，你就會很棘手。你可能在最后一分鐘手忙腳亂地去租賃酒杯，并支付額外的費用。這些事情也必然會打亂你的預算計劃。

你得提前告訴飯店有多少人用餐。這能保證飯店提供足夠的食物，但這同時也是一件棘手的事情。如果你訂了100人的餐，但實際上只有50人到場，那你就得將另外50份食物打包回家喂狗——你得為100份食物埋單?？腿说倪t復和爽約讓訂餐變得格外復雜。除爽約者之外，你也許還會遇到另外一種人——不速之客，這樣，“剩余部分”有了用武之地。在這種情況下,你還是得確定用餐人數(shù)，當然，飯店會準備額外的食物以應付臨時變化。你或許可以將預估的來賓人數(shù)減去5%- 10% ，得出訂餐的份數(shù)。你如果是按照實際來賓人數(shù)付費，遇上客人臨時取消約定或爽約的情況，你就能節(jié)省一些鈔票了。

確定哪些人將被視為客人并需要為其定餐。員工、負責舞臺和照明的工作人員、娛樂工作者、攝影師和作為嘉賓的媒體人士算不算客人？或者需另行安排？如果你打算請他們吃飯，就得把這筆開支打入預算。

也許舉辦特殊活動的頭號規(guī)則是聘請足夠的吧臺招待，而二號規(guī)則是準備足夠的酒水。酒喝光了是件令人尷尬的事。仔細考慮吧臺擺放的位置。你要避免發(fā)生排隊和擁堵。你是否要對酒水按杯收費？統(tǒng)一收費是否可行？如果提供吧臺或延長使用吧臺的時間，是否需要獲得特別許可？你是否需要封閉提供酒水的區(qū)域，當主辦者為酒水埋單時，你是否有必要限制酒的種類——例如烈酒、 昂貴的白蘭地和葡萄酒？當喝烈酒時，尤其是當大家斗酒時，客人們很快就會喝醉，而你的酒水單也會很快漲到天花板上去。名貴的白蘭地、加冰的葡萄酒和香檳通常很貴，如果每個人都想嘗一杯，可能嚴重影響你的預算。要對吧臺招待和服務員交代清楚，應該如何應付客人此方面的要求?；蛟S你要決定讓他們告訴客人,可以點香檳或其他酒水,但必須自己掏錢?；蛘吣憧梢詻Q定，酒水不是必須提供的，如果有客人提出特別要求，可以予以滿足。如果宴會上提供酒水，你希望讓服務員來斟酒還是把酒瓶留在餐桌上讓客人自助？酒水的數(shù)量是否有限制？每桌是否只能提供限定的瓶數(shù)？如何處理客人額外要酒的要求？

：在你的預算中要留出支付小費的資金。大多數(shù)飯店會按照一定比例計算小 費，然后打在你的主賬單上。不同的飯店收小費的費率也各不相同，你每次都要 問淸楚。有的地方在結賬時還會扣消費稅。這筆稅金雖然看似微不足道，但會聚 少成多。如果要扣稅，就應把扣稅金額計人預算。不要認為食物和酒水的稅率是相同的。如果你要自帶酒水，應該搞清楚飯店的開瓶費是多少。在籌款活動中， 身為釀酒商的贊助人可能為宴會免費提供酒水，但飯店會收取開瓶費。如果你要免費提供酒水，但同時又想有所控制，可以要求吧臺負責人在估計預算消耗過半時通知你，這樣你就可以決定是否暫緩提供酒水。

只有經(jīng)過你的許可,工作人員才可以停止提供食物和酒水。你要靈活處 理。如果氣氛很好,客人不希望馬上結束，你可能就需要延長時間。要搞淸楚超時的費用——如果你決定延長聚會，會多付多少錢？確保讓所有員工事先知道存在延長聚會的可能性。

在牙買加的一次獎勵活動中，活動策劃者坐在餐廳里討論日程安排。 在會場布置期間留在現(xiàn)場是多么重要啊，因為你無法預測將會發(fā)生什么事情，何時需要你介入并做出可能影響整個活動成敗的關鍵決定。在那個時候，一名廚師跑來報告：飯店的烤箱起火各種美味食物都陷人火海，火災很快被撲滅，但聚餐要用的肉已浸泡在滅火器的催學泡沫之中客人就快到了，等待他們的是化學泡沫腌制的肋排。

廚師們竟想把化學物質洗掉，繼續(xù)用那些肉！毫無疑問，這個本意被否決了，但問題是，賓館沒有多余的肋排了。最后的解決辦法是從另一家賓館借來一些肋排。沾染了化學泡沫的肋排被擱在一旁并做了清楚的標記，以'免被人譯用。否則，將會有上百名乘飛機前來的客人食物中毒。如果活動策劃者在關鍵時刻不在現(xiàn)場，會不會有人告訴他們發(fā)生的情況?如果被化學品污染過的肉被送上餐桌，后果將會怎樣？活動舉辦得非常成功，而活動主辦方甚至不知道出現(xiàn)過問題。