公司年會、經(jīng)銷商大會、同學(xué)會……節(jié)前紛至沓來的各類會議活動，讓會務(wù)組織者們又開始馬不停蹄地忙乎開來。大到會議場地的選定、參會名單的確認(rèn)，小到與會嘉賓的航班時(shí)間確認(rèn)、參會者的飲食習(xí)慣，事無巨細(xì)的背后是繁瑣的辦會流程。
能輕松組織一場 會議是每個(gè)主辦方最大的心愿。為此，萬濤說這段時(shí)間來找他的人特別多，因?yàn)樘嵘k會效率正是其所創(chuàng)辦的31 會議網(wǎng)瞄準(zhǔn)的方向。
在 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代， 傳統(tǒng)行業(yè)一旦插上這雙翅膀總能帶來意想不到的變化。萬濤告訴《第一財(cái)經(jīng)日報(bào)》，瞄準(zhǔn)會務(wù)這個(gè)行業(yè)是因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)分散，且總體的信息化水平并不高，如果能有工具來改善 傳統(tǒng)會務(wù)服務(wù)，提升辦會效率，這就是機(jī)會，這個(gè)工具就是 互聯(lián)網(wǎng)及移動技術(shù)。
“這在技術(shù)上是完全可以實(shí)現(xiàn)的。”萬濤說，“通過互聯(lián)網(wǎng)以及移動技術(shù)，把會議的組織、服務(wù)、管理、營銷數(shù)字化， “會務(wù)+IT”模式
隨著中國經(jīng)濟(jì)走勢的不斷向上，國內(nèi)MICE(Meetings會議、Incentives獎勵(lì)旅游、Conventions企業(yè)會議、Exhibition展會)和會展服務(wù)產(chǎn)業(yè)的服務(wù)需求也全線走高，一批順勢而為的企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生。
在萬濤看來，眼下企業(yè)扮演的是會議主辦方助手的角色，通過集成的“會務(wù)助手”軟件，可以把籌備會議中遇到的問題化繁為簡。
比如套用事先設(shè)定的模板完成會議活動的專業(yè)網(wǎng)站；根據(jù)會議的需求，自主選擇預(yù)先設(shè)置的關(guān)鍵字段，以此來管理參會人員信息，對其進(jìn)行智能過濾；通過短信平臺設(shè)置參會提醒，統(tǒng)一發(fā)送時(shí)間；在手機(jī)上安裝電子簽到應(yīng)用，及時(shí)掌控到會現(xiàn)場人員的情況，方便主辦方接待及安排食宿，節(jié)省人力及資金成本。甚至還可以為會議設(shè)置專屬APP，免去會前大量的資料打印功能，做到會議無紙化。
把辦會做成大生意
或許，Cvent已經(jīng)成功的做法會成為一盞指明燈。據(jù)悉，Cvent之所以能取得現(xiàn)在的成績，在提供的所有服務(wù)中，最成功的就是Supplier Network。這是一個(gè)免費(fèi)的網(wǎng)上市場，這個(gè)市場將 活動策劃者與全世界的15萬家酒店、飯店和一些其他的場所連接了起來。
目前在國內(nèi)，上述提及的31會議網(wǎng)、場地網(wǎng)等企業(yè)正在做類似的業(yè)務(wù)，主辦方通過關(guān)鍵字輸入可以在網(wǎng)站上找到匹配的場地信息，該業(yè)務(wù)在31會議網(wǎng)上線一個(gè)季度以來，已初顯成效。
萬濤向記者直言，由于會議中介服務(wù)模式在國內(nèi)因誠信問題尚未有大規(guī)模驗(yàn)證，因此在發(fā)展這個(gè)業(yè)務(wù)的時(shí)候就非常小心，現(xiàn)階段主要還是提供軟件服務(wù)，希望軟件服務(wù)積累足夠多的企業(yè)用戶，為下一步的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
另外，在他看來，辦會是一個(gè)整體項(xiàng)目，幫助客戶找場地是一個(gè)很重要的步驟，但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須關(guān)注其他的因素，如策劃公司、供應(yīng)商以及參會人的需求等，只有集合多種因素才能夠比較完善地解決會議主辦方面臨的問題。
然而，要把這筆生意做大并不容易，在辦會這件事上，IT技術(shù)壁壘并不高，相反資源拓展才是門檻。“主辦方、供應(yīng)商及參會者就好比是三角形三個(gè)頂點(diǎn)上的螺絲，要同時(shí)擰動這三個(gè)螺絲才是真正挑戰(zhàn)。”
但萬濤覺得，這個(gè)過程也不可能是一步到位，隨著行業(yè)的逐步發(fā)展，會有人來提供更加綜合性的服務(wù)。“會務(wù)服務(wù)接近O2O模式，會議領(lǐng)域也需要結(jié)合電商和O2O領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，找到合適的業(yè)務(wù)模式。”他說。
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