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問：舉辦場地的餐具是什么樣的？玻璃器皿呢？刀具呢？

 

答：你一定要預(yù)先看到活動(dòng)將使用的餐具。要在活動(dòng)還未舉辦之前，四處巡視一下，確保一切都已準(zhǔn)備就緒并符合要求。有一次在客戶早餐會(huì)議之前進(jìn)行的檢查發(fā)現(xiàn)，準(zhǔn)備用于早餐的杯子不干凈有污點(diǎn)，還有果肉粘在上面，這件事很有損形象，但因?yàn)樘崆鞍l(fā)現(xiàn)，就有時(shí)間把臟杯子換下來。

 

某次活動(dòng)在加勒比海的一個(gè)高級(jí)場所內(nèi)舉行，例行檢查中發(fā)現(xiàn)已擺放好的一些餐具有缺口，根本不能給客人使用。

 

另一次在私人住所舉行的午后社交活動(dòng)所選用的餐具完全錯(cuò)誤，它們粗短厚重，是餐館正餐使用的標(biāo)準(zhǔn)餐具，而這次活動(dòng)是輕松優(yōu)雅的社交活動(dòng)，應(yīng)選用精巧的瓷器和銀器。如果在簽訂合同以前正確地策劃活動(dòng)、審查地址就能避免這個(gè)問題。質(zhì)量較好的餐具能增添活動(dòng)的魅力，提高客人的體驗(yàn)程度。

 

問：總共有多少衛(wèi)生間？它們的狀況如何？需要修飾一下嗎？在活動(dòng)當(dāng)晚它們將怎樣裝飾？安排了衛(wèi)生間服務(wù)員嗎？

 

答：有一個(gè)餐館正在舉辦活動(dòng)，看起來他們干得不錯(cuò)，一切都顯得熠熠生輝，唯一不好的是，其中一個(gè)衛(wèi)生間缺了一張墻紙。這是件小事，但它卻削弱了整體效果。在場地考查和預(yù)備會(huì)召開時(shí)墻紙還在，顯然，墻紙是最近才損壞，還沒有來得及請(qǐng)人修復(fù)。由于知道衛(wèi)生間的狀況對(duì)舉辦的活動(dòng)很重要，所以餐館立即與設(shè)計(jì)師取得了聯(lián)系，設(shè)計(jì)師很快送來一張墻紙，對(duì)衛(wèi)生間進(jìn)行了臨時(shí)修補(bǔ)。

一些高級(jí)餐館有衛(wèi)生間服務(wù)員，他們遞給你手巾時(shí)會(huì)希望你付小費(fèi)。在特殊活中，客人有時(shí)必須自己付停車費(fèi)、存衣費(fèi)（一般會(huì)有指示牌），如果你還期望他們?yōu)槠渌?wù)付小費(fèi)就不太合適了。如果衛(wèi)生間服務(wù)員、行李員、存衣處服務(wù)員以及其他的服務(wù)人員都已預(yù)先得到相當(dāng)于小費(fèi)的報(bào)酬，就要求他們不要接受客人的小費(fèi)。與會(huì)場管理人員溝通一下，讓他們弄清楚你將怎樣處理小費(fèi)之類的問題。你可以在預(yù)算中為這些項(xiàng)目留出一些費(fèi)用，把支付的數(shù)額加入賬單里，或者在晚會(huì)結(jié)束時(shí)分發(fā)裝有小費(fèi)的信封，親自感謝為你的活動(dòng)成功舉辦做出貢獻(xiàn)的每一位工作人員。應(yīng)該讓客人和工作人員都知道小費(fèi)問題已經(jīng)解決好。不要把放小費(fèi)的盤子擺出來。如果有客人要付小費(fèi)，請(qǐng)員工說明當(dāng)晚的服務(wù)是由主辦人提供的，不必另付小費(fèi)。如果為客人提供香水，必須是贈(zèng)送的。在活動(dòng)當(dāng)晚一定要安排人員向員工們說明這些規(guī)定。

 

問：有沒有在活動(dòng)場地外安排供員工休息的地方？

 

答：考慮一下，員工們?cè)谀睦锬軌蚨虝盒菹ⅰＨ绻悴幌Ｍ麄兙奂谡T入口處吸煙，你希望他們?cè)谀睦铮空枕澓脝T工很重要，這樣做不只是基于人道的原因。如果員工精疲力竭、饑俄或者口渴，他們的服務(wù)質(zhì)量和整個(gè)活動(dòng)的效果就會(huì)受到影響。要為他們準(zhǔn)備好提神的便餐、果汁和飲料?？纯茨芊癜才殴﹩T工專用的洗手間，這樣能使客人和員工都感到舒服。如果你在主持一場慶 典活動(dòng)，你一定要確?？腿嗽谛l(wèi)生間里不必等候太長時(shí)間，并且他們之間的談 話不被別人聽見。員工也應(yīng)該感覺很舒服，他們得到了關(guān)心，不會(huì)枝別人不必要地耽擱。你的客人也不愿意聽到員工之間的私人談話。

 

問：員工的經(jīng)驗(yàn)有多豐富？

 

答：你要確保你擁有最好、最有經(jīng)驗(yàn)、最專業(yè)的員工。抽出時(shí)間到你將要舉辦活動(dòng)的場地觀察一下，看看有沒有什么需要解決的問題。餐館的服務(wù)員可以戴耳環(huán)、戴唇環(huán)、染發(fā)嗎？主辦單位的公眾形象如何？以上做法與公司的原則相符嗎？與高層管理人員探討一下禮儀問題。你必須清楚自己想為活動(dòng)設(shè)定什么樣的基調(diào)。你希望員工們友好活潑，還是鄭重一些？然后讓管理人員把這個(gè)信息傳達(dá)給員工，同時(shí)在你的活動(dòng)工作單里注明出來。如果你不能保證場地的員工的外貌與公司形象相符，你必須預(yù)訂另一個(gè)會(huì)場?；顒?dòng)當(dāng)晚，在布景工作最后結(jié)束之前，請(qǐng)管理人員向他們的貝工再次說明有關(guān)晚會(huì)的工作要求，并請(qǐng)他們將其員工介紹給主要聯(lián)系人，通常是活動(dòng)策劃人。還可以借此機(jī)會(huì)對(duì)全體員

工為活動(dòng)成功所做的和將要做的一切努力表示感謝。

 

問：他們有沒有處理類似規(guī)模活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)？處理過多大規(guī)模的？

 

答：向相關(guān)人員了解一下情況，也可直接與曾在該場地工作過的供應(yīng)商談一談。問問他們以前舉辦活動(dòng)時(shí)哪些方面很成功、哪些方面還可以做得更好一點(diǎn)。他們?cè)谒饺嘶顒?dòng)中一個(gè)時(shí)段內(nèi)（而不是一天當(dāng)中）招待過的最大客人數(shù)量是多少？他們給你帶來什么層次的體驗(yàn)？要求他們提供證據(jù)。請(qǐng)他們?cè)谡務(wù)撨@些情況時(shí)要明確具體。例如，他們和誰合作過？他們以前做過什么？索要一些以前的客戶和供應(yīng)商的名字和電話號(hào)碼。

問：你作為本次特殊活動(dòng)的策劃者以前有沒有舉辦過類似規(guī)模的活動(dòng)？

 

答：你或你的公司有什么樣的第一手經(jīng)驗(yàn)？如果你過去只舉辦過小型活動(dòng)，那就要看看需要請(qǐng)誰來幫助你舉辦一場超過2000人的活動(dòng)。不要因?yàn)椴欢b懂而導(dǎo)致活動(dòng)失敗，最好是請(qǐng)教一個(gè)在這方面有過成功經(jīng)歷的人。你可以請(qǐng)有創(chuàng)意的導(dǎo)演來加盟你的項(xiàng)目，為你提供設(shè)計(jì)和后勤方面的幫助，與你的活動(dòng)籌備小組合作并分享他們的知識(shí)。