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想象一下活動的整個過程，以便確定對時間和空間方面的要求（包括預(yù)留出活動初期的布置時間和活動結(jié)束時的拆卸時間了解一下需要哪些物品，并開始準備成本表。成本表要做到具體明確。如果你需要天花板有20英尺高才放得下視聽設(shè)備和舞臺布景材料，你就應(yīng)該在表格里淸楚地注明。你還必須安排提前布置和排練的空間。如果你需要將會議廳提前預(yù)訂24個小時，以便你所設(shè)置的布景能保留到活動開始的那天，那你也要把這些要求淸楚地寫在表格 里。如果你需要為演員準備一個化妝間，為員工準備辦公室或為準備或擺放陳列品安排一個區(qū)域，那么一定要將你的一切需要告知場地管理部門。合同簽訂后，減少多余安排的空間比千方百計解決空間不足的問題要容易得多.

 

為了做到預(yù)算精確，你應(yīng)該查看你的活動的所有方面，盡可能地把所有的成本都計算在內(nèi)。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多事項都要納人到成本中，例如，街道許可證，警察的加班服務(wù)等等。這些費用應(yīng)列在哪些項目中？為什么需要這些支出？要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項目。隨時清楚支出情況很重要，這樣你就能夠及時進行調(diào)整。例如，你可能決定保留某一個能為活動帶來驚喜的項目，也可能決定晚餐供應(yīng)雞肉而不是龍蝦。當然，一切都取決于你的最終目標是什么。如果你的目標是為客人提供美酒佳肴、預(yù)訂觀看一場戲劇首映式的最佳座位、豪華轎車接送、美味的甜點、上等的白蘭地和雪茄的話，那么準備一些預(yù)先錄制的背景音樂和簡單的插花擺設(shè)就可以了，而并 不需要把寶貴的資金浪費在現(xiàn)場演出和極盡鋪張的花丼展示上。

 

或許你的目標是舉辦一場奢華的活動，一場在未來幾年中人們都還會津津樂道的活動。例如，在沙漠里的一個星光燦爛的夜晚，由一位著名音樂家為你的客人進行交響樂專場演出。你可以讓客人乘坐熱氣球在日落時分到達，著陸時給他們送上香檳酒。不過，安排這些富有浪漫情調(diào)的活動項目時，你還應(yīng)該考慮到一些現(xiàn)實問題，比如，假設(shè)天氣或者風(fēng)力情況不適宜熱氣球飛行的話，你就要預(yù)備替代熱氣球的交通工具、客人回去時所需的交通工具（熱氣球不能在夜里飛行）、一個透明的塑料帳篷（供天氣不宜時使用一個用于做飯的帳篷、可移動的衛(wèi)生間、將所有設(shè)施運送到沙漠里的運輸車輛、隨時待命的醫(yī)療救助、保安、照明、取暖設(shè)施以及防止異常情況出現(xiàn)的監(jiān)察人員。當你把這一切費用都列入預(yù)算之后，你可能 會發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉行這場特別活動成本過于昂貴，而應(yīng)考慮換一個地點舉行。

 

如果你舉辦的是一場籌款演出活動，你在決定入場券的價格和贊助商該提供多少資金支持之前應(yīng)該有一個固定預(yù)算。這一點怎么強調(diào)也不過分。你必須考慮到最糟糕的情況:假設(shè)票沒有全部賣完、假設(shè)沒能得到公司的贊助或只得到一部分贊助。出現(xiàn)這些情況怎么辦？

 

隨著政府撥款的減少，越來越多的機構(gòu)開始依靠公司提供的贊助。活動與其贊助商應(yīng)該是很好的搭檔，而不是簡單地在該活動的宣傳材料上標出贊助商的名稱而已。無論何時何地，盡可能地在媒體報道和所有的宣傳材料中提到支持你的贊助商和名人們，最大限度地使他們在媒體報道中亮相，作為你對他們的支持與回報。

 

有些籌款演出活動在計算出最后的成本之前已經(jīng)公布了人場券的價格，把所有的人場券都印刷出來并且全部賣完，那么這些活動虧本就不足為奇了。如果活動目標是為了將來獲得贊助商的投資，那么你應(yīng)該舉辦宣傳活動而不是籌款活動。如果目標是籌款，那么為什么要把所有的人力物力花費在一個會虧損的活動上呢？提前知道你所有的費用，才能作出負責(zé)任的決定。有時看起來像機會的東西不是真正的機會，最好是置之不理。問問你自己，是不是每一個參與者都會受益？還是說有人要吃虧？如果是這樣的話，遠離這樣的“機會”，你就不會有什么損失。