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上海特色活動策劃公司：活動的日期選擇

在前面的內(nèi)容中我們簡單地談到了日期的選擇，在你最后確定活動日期之前，你應(yīng)該拿出日歷仔細(xì)研究一下下面七個因素，看看它們是否對你的活動有所

影響：

主要的節(jié)曰

宗教慶?；顒?/p>

學(xué)校假期

大周末（大周末指星期五、星期六、星期日三天休息。）

運(yùn)動會

其他特殊的活動

其他考慮因素

主要節(jié)日

查看一下在你的活動安排期間有無重要的節(jié)目，如果有的話，人們可能就會有自己的個人計劃，那么出席率就會受到影響 4

有的時候節(jié)日對你的活動安排非常有利。比方說，在節(jié)日旺季之前舉辦拍賣募捐活動將是一個很明智的選擇，因?yàn)橥ǔＴ诠?jié)日來臨之前，很多人會利用這個機(jī)會給親朋好友購買禮物，或者為慈善機(jī)構(gòu)捐款，某次募捐活動在星期六下午舉行，時機(jī)選擇得很不錯，可最后卻事與愿違，他們在節(jié)日旺季之前安排了這次拍賣募捐活動，但銷售情況卻令人失望，因?yàn)檠埡蠜]能注明拍賣這件事?？腿藢δ切┥唐返馁|(zhì)量非常滿意，但是大多數(shù)人已經(jīng)采購了節(jié)日禮物，而且很多到場的人都沒有帶現(xiàn)金、信用卡或者支票。開展這樣的活動的動機(jī)是很好的，邀請的客人也很不錯，而且選擇的時間也是正確的，唯一的錯誤就在于那份邀請函沒有將活動安排清楚地告知客人，沒有告訴他們拍賣是活動中一個很重要的環(huán)節(jié)，有不少有吸引力的物品在拍賣。

宗教慶祝活動

活動時間是否與某個宗教活動相沖突了呢？比如星期五晚上的正統(tǒng)派猶太教教徒的宗教活動，或者星期天基督教徒的禮拜活動，在這樣的日子舉辦節(jié)日籌款活動，那么客人的出席情況就會因?yàn)樽诮袒顒佣苡绊憽?/p>

將要求出席者穿宴會小禮服并帶黑領(lǐng)結(jié)的慶祝活動（公司活動或者籌款活動〕安排在星期六晚上比較合適，如果活動邀請客人及其配偶共同出席的話，這個時間就更佳了。星期六通常被看作是周末的中間時段，夫妻兩人可以身著休閑服準(zhǔn)備出席活動，他們可以共同乘坐一輛車到達(dá)活動現(xiàn)場，而要是在平日的上班時間參加活動的活動，兩人得分乘兩輛車各自從單位出發(fā)到達(dá)活動現(xiàn)場。客人們也不必為第二天要早起而擔(dān)心，所以可以玩的盡興一些。

如果你在外地安排了一次活動，而且你的一些客人希望去參加當(dāng)?shù)氐慕烫枚Y拜或者去參加猶太教的宗教儀式，飯店大堂的服務(wù)臺可以幫客人安排地點(diǎn)和時間。如果大部分客人都有這種愿望，你就注意調(diào)整一下會議時 間，盡量不讓這些客人錯過重要的會議。

學(xué)校假期

活動時間是否與學(xué)校的主要假期沖突了呢？客人們可能會去了外地，那么 出席率自然就比較低。不同的國家、不同的地區(qū)學(xué)校假期都有所不同。如果你 的活動在學(xué)校的假期舉行（出發(fā)地學(xué)校放假的時間及安排可能與目的地的不一樣，你可能得費(fèi)心考慮一下地點(diǎn)的選擇。如果是本地的學(xué)校放假，活動的出席率可能會比較低。但如果目的地的學(xué)校正在放假，可能預(yù)訂住宿和活動就會 比較難。比方說，不要在復(fù)活節(jié)前后和5月5日去拉丁美洲的任何地方。在非高峰時間出游是個明智的選擇。比方說，在游人較少的時候去奧蘭多應(yīng)該是很令人愉快的。我們都聽說過代頓娜和其他幾個知名海灘旅游勝地的 擁堵情形，因?yàn)槊康酱杭俚臅r候，這些地方就成為大學(xué)生的首選度假地，當(dāng)?shù)氐男℃?zhèn)也因此發(fā)生了許多變化。你可能更應(yīng)該根據(jù)你的需要和要求選擇一個更好的時間出行。

大周末

如果正值大周末，你是不是考慮將會議安排到星期一、星期二或者星期四的晚上呢？但是客人們?nèi)绻朐诖笾苣├锒嘈菹滋?，那么活動的出席率也?受到影響。

人們都盼望著在大周末里能好好休息一下，所以他們一般會提前制定好大周末的度假計劃0要外出前往郊區(qū)別墅的人可能在大周末前的星期四晚上就會早早地駕車出發(fā)了，有的人也會利用星期四晚上為大周末的到來作最后的準(zhǔn)備，比如購物、準(zhǔn)備食品、打掃衛(wèi)生等。同樣，在大阛未結(jié)束的那個晚上人們也多半會留在家里收拾收抬。

運(yùn)動會

活動時間是否與某個重要的運(yùn)動會時間沖突了呢？ 

以前有一個公司選擇在一場世界體育賽事開始的時候在途勝舉辦了 一次境外特別活動。這家公司經(jīng)過精心的準(zhǔn)備后，租用了一架私人飛機(jī)，專門用于送客人回家，以便客人在他們本地的代表隊打入 決賽的時候能夠在家中觀看比賽。所以，在你決定活動的時間時，千萬不能低估體育賽事的重要性，尤其是決賽。作決定之前，你應(yīng)該好好查看相關(guān)事宜并做一下記錄。 

某公司舉辦的一次坐式慶祝晚宴則是個反面的例子。這家公司為答謝他們的客戶精心準(zhǔn)備了菜單，備下了眾多美味佳肴。公司在細(xì)節(jié)方面可謂 用心良苦，但卻忽視了一個問題。顯然，活動策劃人員中沒有一個是體育愛好者，他們也沒對這方面進(jìn)行調(diào)查，晚宴的時間恰逢一場棒球決賽。沽動策劃者們在接到飯店方面的“請回復(fù)”的通知后，向飯店確認(rèn)了參加雞尾酒會 和晚宴的最后人數(shù)，結(jié)果邀請的150名客人中只有45名客人到場，而公司 卻預(yù)訂了 150人的晚宴。就算是客人在活動當(dāng)天打電話取消參加活動的安排，公司也來不及調(diào)整人數(shù)。到場的客人在本給人準(zhǔn)備的大廳里顯得就有要茫然若失。那些受邀的客人這個時候有的在現(xiàn)場觀看球賽，有的在家 看電視轉(zhuǎn)播，有的考慮到位于市區(qū)的飯店靠近球場而擔(dān)心堵車干脆就不出席活動了。所有的這一切就因?yàn)榍蛸惡屯硌绲臅r間重合了

如果活動的策劃者在確定時間之前意識到時間沖突這個問題的話，就算他們無法調(diào)整時間，也應(yīng)該有其他的補(bǔ)救措施，他們可以將活動地點(diǎn)改到另一個更有吸引力的地方，而不是位于市中心的飯店，這樣更能夠體現(xiàn)主辦者的目標(biāo)，即把活動辦成一次獎勵性的聚會主辦方可以選擇一些美麗而高檔的餐廳以及私人財部。以上任何一個地點(diǎn)都可以時作為私人聚餐或講濱的場所。這樣就可以吸引更多的客人參加，尤其是那些擔(dān)心城區(qū)堵車或沒有充足的停車位而不愿出行的人。

如果主辦方及時地意識到了時間沖突的問題，另外一個解決辦法是用一個大屏幕電視辦起一個私人的體育酒吧主題活動。如果可能的話，一個更好的辦法是租用運(yùn)動場的包廂，將活動放到那里舉行。如果地點(diǎn)高檔、有趣、別具一格，那么客人們肯定愿意克服交通堵塞而前去參加活動。

其他的特殊活動

還有其他什么事情與你的活動時間相沖突嗎？花點(diǎn)時間對城市里的情況作個全面調(diào)査?；顒幽翘鞎袘騽」?jié)的開幕式或者電影的首映式嗎？有沒有其他什么表演在這個城市里舉行呢？有沒有爵士音樂節(jié)、焰火表演或奧斯卡頒獎晚 會等特殊活動也在這個時候舉行呢？同時也應(yīng)當(dāng)注意和你的活動類似的其他募 捐活動、慶祝活動和特殊活動的舉辦情況。

再提醒一下,這些因素與運(yùn)動會一樣，會影響你的活動出席率。它們可以影響公司活動、籌款活動和其他一些活動。如前所說，你可以雇用一個公司專門追蹤這些活動情況。他們會先登記你的活動情況，然后告知你什么活動可能會與你的活動安排沖突，跟當(dāng)?shù)氐穆糜闻c會議管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系一下，看看在你的活動范圍內(nèi)是否有這樣的公司?？纯茨銛M的邀請的客人的名單，他們會不會收到其他同時舉行的活動的邀請？

其他考慮因素

在你選定的時間里還有什么影響你活動的事情發(fā)生？什么是需求量很大的東西？如果你的活動恰好在婚禮和校園舞會的高峰期舉行，你是否需要提前預(yù)訂禮賓車呢？

在高峰期的時候，有限的供應(yīng)總是會導(dǎo)致額外費(fèi)用的產(chǎn)生。在洛杉磯的那個例子里，不僅禮賓車成了最搶手的東西，在奧斯卡頒獎晚會的時候，周末的飯店客房的需求量也比3、4月份的需求量高出許多。同樣，在頂級餐廳預(yù)訂餐位也變得非常困難。

善達(dá)公關(guān)，14年活動策劃執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，是上海特色活動策劃公司，歡迎咨詢 021-60513666

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